¹ La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles des candidats à un emploi, des employés et des anciens employés de l’administration fédérale visés à l’art. 1, al. 1, de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération⁴, hors domaine des EPF, ainsi que:

a.

du personnel régi par le code des obligations⁵ (art. 6, al. 5 et 6, LPers);

b.

du personnel du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) engagé à l’étranger sur la base d’un contrat de droit privé et non transférable;

c.

des personnes en formation, régies par la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle⁶;

d.

du personnel régi par l’ordonnance du 2 décembre 2005 sur le personnel affecté à la promotion de la paix, au renforcement des droits de l’homme et à l’aide humanitaire⁷.

² Les chapitres 4 et 6 de la présente ordonnance s’appliquent en outre aux personnes liées à l’administration fédérale par un mandat ou un contrat de location de services et aux consuls honoraires.⁸

³ La présente ordonnance ne s’applique pas si la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (LSIA)⁹ et l’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (OSIAr)¹⁰ contiennent des dispositions concernant le traitement des données personnelles de candidats ou d’employés et d’anciens employés du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS).¹¹

Les employés sont informés avant la mise en service ou la modification d’un système d’information ou d’un fichier.

Les employés peuvent demander conseil aux conseillers à la protection des données de leur unité administrative ou de leur département.

¹ Les dossiers exploités manuellement doivent être conservés sous clé.

² L’Office fédéral du personnel (OFPER) peut édicter des directives pour les systèmes d’information soumis à la présente ordonnance. Celles-ci règlent notamment les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

³ Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les supérieurs hiérarchiques des unités administratives prennent, dans leur domaine d’activité, les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser les données personnelles.

¹ Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel concerné, de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) et des médecins désignés par le Département fédéral des finances. Les art. 15 et 27 sont réservés.¹²

² Les données incorrectes doivent être corrigées d’office.

¹ Les directeurs des offices sont responsables de l’information préalable des employés dont les données liées à l’activité professionnelle sont publiées sur Intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage.

² L’information porte sur la nature de la publication prévue et mentionne que les employés qui s’opposent à la publication peuvent le signifier à tout moment par écrit.

³ La publication de données sensibles requiert le consentement écrit de la personne concernée.

¹ Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, instituts bancaires ou instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consentement écrit de la personne concernée. La personne qui communique des données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné.

² Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si elle cite une autre personne comme référence pour fournir des informations.

³ La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

⁴ Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux employés qui changent d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale. Les art. 7a, 7b, 22 et 35 sont réservés.¹³

Les données nécessaires à la vérification du caractère raisonnablement exigible d’un travail ou au transfert de rapports de travail peuvent être communiquées à la nouvelle unité administrative pour la préparation et la mise en œuvre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

La communication de données entre unités administratives est possible si la fourniture d’une prestation financière indue à un employé a été constatée ou qu’il en existe un soupçon fondé. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

¹ Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier.¹⁶

² Les unités administratives peuvent saisir électroniquement un dossier de candidature transmis sur papier.

³ Au lieu de mener des entretiens de candidature sur place, les unités administratives peuvent tenir des conférences audio ou vidéo, ou encore utiliser des enregistrements réalisés par le candidat. Ces différentes sources documentaires font partie du dossier de candidature.¹⁷

¹ Le dossier de candidature peut contenir des données personnelles sensibles et des profils de la personnalité, en particulier dans le curriculum vitae.

² Il peut contenir notamment les données énumérées à l’annexe 1.

¹ Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les données des dossiers de candidature dans leur domaine pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

² À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 19 à 23) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 30 à 38). Les sources documentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas concernées.¹⁸

³ Les dossiers de candidature transmis sur papier sont renvoyés aux candidats non retenus. Les autres données, à l’exception de la lettre de candidature, sont détruites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procédure de candidature. Sont réservés les accords spéciaux conclus avec les candidats. Le délai de conservation d’un dossier peut être prolongé si ce dernier est nécessaire au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité¹⁹.

¹ L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes:

a.

l’exécution de tests de personnalité;

b.

la recherche de références;

c.

le recours à une expertise graphologique.

² Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité:

a.

du but du test;

b.

de l’usage qui sera fait des résultats du test, et

c.

du cercle des personnes qui sont informées des résultats du test.

Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système d’information E‑Recrutement) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement.

¹ Le système d’information E-Recrutement comprend l’application E-Disposition et un module de gestion des candidatures.

² L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi.

³ Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours avec les informations nécessaires et à traiter les données des candidats.

¹ La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

² Les services du personnel et les services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, les droits d’accès aux personnes responsables du choix des candidats.

En cas de candidature électronique, le candidat peut exercer lui-même dans le système d’information E‑Recrutement son droit d’accès, de rectification et d’effacement.

¹ Les accès au système d’information E-Recrutement et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux sont conservés pendant un an par l’OFPER.

³ Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹ L’OFPER est responsable du système d’information E-Recrutement.

² Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données du système d’information E-Recrutement au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature. L’art. 10, al. 2 et 3, est réservé.

¹ Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes:

a.

données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches;

b.

informations tirées du dossier de candidature;

c.²⁰

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux et absences consécutives à une maladie ou un accident, expertises médicales, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

d.

données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;

e.

certificats de travail;

f.

actes de procédure et décisions des autorités, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;

g.

déclarations à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), à l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG), aux allocations familiales, à l’assurance-chômage (AC), à la CNA ou à une autre assurance-accidents, à Publica et à l’assurance militaire (assurances sociales), et décisions de ces assurances;

h.

pour les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts et pour le personnel affecté à l’étranger et leurs proches: appartenance religieuse et données relatives à la santé.

² Les données contenues dans le dossier du personnel sont énumérées à l’annexe 2.

Les services suivants traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:

a.

les services du personnel;

b.

les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel;

c.

les supérieurs hiérarchiques;

d.

les domaines spécialisés de l’OFPER;

e.

les services juridiques.

La responsabilité de la protection des données incombe aux unités administratives; la responsabilité des départements est réservée lorsque leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel ont accès aux dossiers du personnel.

¹ En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

² En cas de transfert dans une autre unité administrative consécutif à une reprise d’exploitation organisationnelle, le dossier du personnel est transmis à la nouvelle unité administrative.

³ En accord avec l’employé concerné, la nouvelle unité administrative peut demander à l’ancienne unité administrative de lui fournir les documents que l’employé a déjà remis à celle-ci.

¹ Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. À l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

² Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.

³ Les évaluations de prestations et les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées au plus tard jusqu’à la fin de la procédure, puis détruites.

Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des employés.

Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel.

¹ Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

² Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.²³

Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel.

¹ Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux sont conservés pendant un an par l’OFPER.

³ Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹ L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

² Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

Les données contenues dans les dossiers de la CSPers sont énumérées à l’annexe 6.

¹ Au terme de la clôture d’un cas, les données contenues dans les dossiers sont conservées par la CSPers.

² La durée de conservation est de cinq ans dans les cas suivants:

a.

conseils et soutien dans les domaines du travail, des questions sociales, de la santé et des questions financières;

b.

gestion de cas.

³ Elle est de dix ans dans les cas suivants:

a.

conseils et soutien dans les domaines de la gestion des revenus et du règlement des dettes;

b.

décisions concernant les demandes de prestations au sens de l’ordonnance du 18 décembre 2002 concernant le fonds de secours du personnel de la Confédération⁴⁰;

c.

affectations des moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle de personnes handicapées dans l’administration fédérale.

⁴ Les demandes d’affectation des moyens financiers au sens de l’al. 3, let. c, sont conservées par l’OFPER pendant les dix ans qui suivent l’affectation des moyens financiers.

⁵ À l’expiration du délai de conservation, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Le système d’information de la CSPers sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données des personnes faisant appel à ses services.

La CSPers octroie dans chaque cas d’espèce, aux personnes et aux services au sens de l’art. 27d, al. 4, LPers, un droit d’accès temporaire et limité à une partie du contenu.

¹ Les accès au système d’information de la CSPers et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux sont conservés pendant un an.

³ Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

La CSPers est responsable de son système d’information.