Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel de l’armée et de la protection civile (SIPA).

Le SIPA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:

a.

recenser les conscrits avant le recrutement;

b.

recruter les conscrits et le personnel pour la promotion de la paix;

c.

admettre les Suissesses ainsi que les Suisses et Suissesses de l’étranger au service militaire;

d.

procéder à l’affectation et à l’attribution à l’armée ou à la protection civile;

e.

vérifier l’accomplissement de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile;

f.²⁹

exécuter le régime des allocations pour perte de gain à l’armée et à la protection civile;

g.

vérifier l’engagement volontaire dans l’armée ou dans la protection civile;

h.

planifier, gérer et contrôler les effectifs de l’armée et de la protection civile;

i.

convoquer la troupe, déplacer les services d’instruction et octroyer les dispenses ou les mises en congé du service d’appui ou du service actif à l’armée;

j.

convoquer la troupe, déplacer les services d’instruction et octroyer les dispenses ou les mises en congé du service de protection civile;

k.

gérer le service des militaires et des personnes astreintes à la protection civile décédés ou disparus;

l.

empêcher une utilisation abusive de l’arme personnelle;

m.

sélectionner les cadres, contrôler la procédure régissant les qualifications et les mutations et contrôler les promotions et les nominations à l’armée et à la protection civile;

n.³⁰

examiner et contrôler les indemnités de formation;

o.³¹

gérer les cas relevant du suivi psychologique des militaires pendant leur service;

p.³²

répondre aux questions sur les chiffres du DDPS au moyen de données anonymisées.

¹ Le SIPA contient les données ci-après sur les conscrits, les personnes astreintes au service militaire, le personnel pour la promotion de la paix et les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée:

a.

les décisions portant sur l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

a^bis.³⁴

les données collectées lors des examens, tests et questionnaires du recrutement et fondant les décisions visées à la let. a concernant:

1.

l’état de santé: anamnèse, électrocardiogramme, fonction pulmonaire, ouïe, vue, test d’intelligence, test de compréhension d’un texte, questionnaire en vue du dépistage de troubles psychiques et, sur une base volontaire, analyses de laboratoire et radiographies,

2.

l’aptitude physique: condition physique, à savoir endurance, force, rapidité et coordination,

3.

l’intelligence et la personnalité: intelligence générale, capacité à résoudre des problèmes, capacité de concentration et attention, souplesse, rigueur, assurance et sens de l’initiative,

4.

le psychisme: courage, assurance, résistance au stress, stabilité émotionnelle et sociabilité,

5.

les compétences sociales: adaptabilité et comportement au sein de la société, de la communauté et du groupe,

6.

l’aptitude à exercer certaines fonctions: examens spécifiques permettant de révéler des aptitudes qui ne ressortent pas du profil de prestations visé aux ch. 1 à 5,

7.

le potentiel de cadre: aptitude à exercer la fonction de sous-officier, sous-officier supérieur ou officier,

8.

l’intérêt de la personne concernée à accomplir ses obligations militaires,

9.

le risque d’utiliser abusivement l’arme personnelle;

b.

les données sur le potentiel à exercer une fonction de cadre et sur l’appréciation en vue d’une fonction de cadre ainsi que les données sur l’état de service;

c.

les données sur l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

c^bis.³⁵

les données sur les instructions suivies et les autorisations obtenues pour l’utilisation de systèmes militaires;

d.

les données sur le statut militaire et sur l’admission au service civil;

e.

les données sur les notifications de service et les prestations;

f.

les données de contrôle relatives aux recherches sur le lieu de séjour;

g.

les données résultant du contrôle de sécurité relatif aux personnes, avec la décision y relative;

h.

les données sur les infractions ainsi que les décisions et mesures pénales;

i.

les données sur les procédures et décisions de recours;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

k.

les données destinées au service responsable des militaires décédés ou disparus;

l.

les données sur la remise et la reprise des armes personnelles et des armes en prêt ainsi que les décisions relatives à leur reprise préventive et à leur retrait;

m.

les données sur les procédures pénales menées contre des militaires ou des conscrits et les annonces visées à l’art. 113, al. 7 et 8, de la loi du 3 février 1995 sur l’armée (LAAM)³⁶ si des signes ou des indices sérieux laissent présumer que la personne concernée pourrait utiliser son arme personnelle de manière dangereuse, pour elle-même ou pour un tiers;

n.³⁷

les données nécessaires à l’examen et au contrôle des demandes de versement d’indemnités de formation.

² Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service civil:³⁸

a.

les décisions sur l’admission et l’annulation de l’admission au service civil;

b.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

³ Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service de protection civile:

a.

les décisions portant sur l’aptitude au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

b.

les données sur le potentiel pour devenir cadre et sur l’appréciation en vue d’une fonction de cadre ainsi que les données sur l’état de service;

c.

les données sur l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

d.

les données sur l’affectation à une fonction de base, l’incorporation, la fonction et le grade;

e.

les données sur l’équipement personnel;

f.

les données sur les notifications de service et les prestations;

g.

les données résultant du contrôle de sécurité relatif aux personnes, avec la décision y relative;

h.

les données sur les infractions ainsi que les décisions et mesures pénales;

i.

les données sur les procédures et décisions de recours;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

k.

les données destinées au service des personnes astreintes au service de protection civile décédées ou disparues;

l.

les données de contrôle relatives aux recherches sur le lieu de séjour.

⁴ Il contient les données ci-après sur les personnes prises en charge par le Service psychopédagogique de l’armée (SPP):

a.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction suivie dans l’armée;

b.

les données psychologiques suivantes:

1.

l’état psychique,

2.

l’anamnèse biographique sur les caractéristiques psychiques,

3.

les résultats des tests psychologiques,

4.

les certificats de spécialistes civils en psychologie;

c.

les données sanitaires de nature psychologique ou psychiatrique nécessaires à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 13;

d.

la correspondance échangée avec les personnes prises en charge, ainsi qu’avec les services concernés;

e.

les données fournies volontairement par les personnes prises en charge.³⁹

¹ Le Groupement Défense, les commandants d’arrondissement ainsi que les services fédéraux et cantonaux chargés de la protection civile collectent les données destinées à être versées au SIPA auprès des services et personnes suivants:⁴⁰

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.⁴¹

les autorités responsables des registres des habitants en vertu de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres⁴²;

c.

les commandements militaires;

d.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

e.

les autorités pénales civiles ou militaires et les autorités chargées du contentieux administratif;

f.

les supérieurs militaires et, avec le consentement de la personne concernée, les supérieurs civils;

g.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

² Le SIPA peut être mis en réseau avec les systèmes d’information fédéraux et cantonaux suivants de manière que les services et personnes compétents puissent transférer d’un système à un autre les données dont l’enregistrement est autorisé dans les deux systèmes:

a.⁴³

les systèmes de gestion des cours (art. 93, al. 2, de la loi fédérale du 20 décembre 2019 sur la protection de la population et sur la protection civile, LPPCi⁴⁴);

b.

les systèmes d’information cantonaux utilisés pour les contrôles, la comptabilité et l’alarme dans le cadre de la protection civile;

c.

les systèmes d’information des communes et des administrations militaires cantonales.⁴⁵

³ Le SIPA peut également être mis en réseau avec le registre central des prestations en cours (art. 71, al. 4, let. b, de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants⁴⁶) de manière que les services et personnes compétents puissent transférer du SIPA à ce registre des données dont l’enregistrement est autorisé dans le registre.⁴⁷

⁴ Le SPP collecte les données visées à l’art. 14, al. 4, auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne prise en charge;

b.

ses supérieurs militaires;

c.

le Service médico-militaire;

d.

des tiers, pour autant que la personne prise en charge y ait consenti.⁴⁸

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIPA, à l’exception des données visées à l’art. 14, al. 4, aux services et personnes ci-après, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles:⁴⁹

a.

les autorités militaires;

b.

les commandements militaires;

b^bis.⁵⁰

les services et personnes chargés du recrutement;

c.

les services fédéraux et cantonaux chargés de la perception de la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

d.

la justice militaire;

e.

l’Office fédéral du service civil (CIVI)⁵¹;

f.⁵²

les services fédéraux et les services cantonaux chargés de la protection civile;

g.⁵³

les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes;

h.⁵⁴

la Centrale de compensation pour l’exécution du régime des allocations pour perte de gain;

i.⁵⁵

le Service de renseignement de la Confédération, en vue d’identifier les personnes qui, sur la base de renseignements sur les menaces pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de l’art. 6, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 25 septembre 2015 sur le renseignement (LRens)⁵⁶ pourraient représenter une menace pour la sécurité de l’armée;

j.⁵⁷

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance.

^1bis La Centrale de compensation peut communiquer les données visées à l’al. 1, let. h, aux caisses de compensation de l’AVS compétentes.⁵⁸

^1ter Le SPP donne accès en ligne aux données visées à l’art. 14, al. 4, aux services et personnes suivants:

a.

les spécialistes du SPP responsables de la prise en charge psychologique des militaires;

b.

les services et médecins chargés du recrutement;

c.

les services responsables du Service médico-militaire de l’armée.⁵⁹

² Le Groupement Défense ainsi que les services fédéraux et cantonaux chargés de la protection civile communiquent les données du SIPA relevant de leur domaine aux services et personnes suivants:⁶⁰

a.

les autorités d’instruction ou de poursuite pénales, dans les cas suivants:

1.

ces données sont nécessaires à l’instruction et la gravité ou le caractère du délit en justifient la communication,

2.⁶¹

une infraction soumise à la juridiction civile a été commise durant le service militaire ou le service de protection civile;

b.⁶²

…

c.⁶³

l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières, lorsque ces données sont nécessaires à l’engagement de militaires dans des missions de soutien;

d.

des tiers, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

³ Le Groupement Défense communique les données ci-après aux services et personnes suivants:⁶⁴

a.

les associations militaires et les sociétés de tir: l’adresse, le grade et l’incorporation des personnes astreintes au service militaire, pour le recrutement de membres ou la souscription d’abonnements, ainsi que pour les activités hors du service;

b.

les médias: le nom, le grade et l’incorporation en cas de promotion ou de nomination;

c.⁶⁵

le service fédéral qui gère le casier judiciaire informatique VOSTRA: l’identité des personnes devant être annoncées aux termes de l’art. 59 de la loi du 17 juin 2016 sur le casier judiciaire⁶⁶;

d.

le service compétent chargé du marquage des uniformes et du matériel personnel: le nom et le prénom, ainsi que, pour le matériel personnel, le numéro AVS;

e.⁶⁷

l’Office central des armes et les autorités cantonales compétentes: la décision attestant l’existence de motifs qui s’opposent à la remise d’une arme personnelle ou justifient sa reprise préventive ou son retrait.

^3bis La communication des données visées à l’al. 3, let. e, à la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, de la loi du 20 juin 1997 sur les armes (LArm)⁶⁸ est effectuée par le Système d’information pour la gestion intégrée des ressources (PSN).⁶⁹

⁴ Les militaires peuvent faire interdire en tout temps la communication des données visées à l’al. 3, let. a et b, en déposant une déclaration écrite auprès du Groupement Défense.⁷⁰

¹ Les données du SIPA relatives à des infractions, des décisions ou des mesures pénales peuvent être conservées si elles ont fondé:

a.⁷¹

une décision de non-recrutement, d’exclusion ou de dégradation au sens de la LAAM⁷²;

b.

une décision relative à l’aptitude à la promotion ou à la nomination au sens de la LAAM;

c.

le refus de délivrer la déclaration de sécurité lors d’un contrôle de sécurité relatif aux personnes ou la délivrance d’une déclaration assortie d’une réserve;

d.

une décision attestant l’existence de motifs qui empêchent la remise de l’arme personnelle;

e.⁷³

une décision d’exclusion de la protection civile prise en vertu de la LPPCi⁷⁴.

² Les données relatives aux tirs obligatoires hors du service sont conservées cinq ans à compter de leur enregistrement.

³ Les données relatives à la libération de la nationalité suisse ou au décès sont conservées jusqu’à l’année au cours de laquelle la personne concernée aurait été libérée de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile pour raison d’âge.

⁴ Les données fournies volontairement sont détruites à la demande de la personne concernée.

^4bis Les données relatives à la reprise préventive et au retrait de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt et aux circonstances qui ont conduit à cette décision sont conservées 20 ans à compter de la libération des obligations militaires.⁷⁵

^4ter Les données visées à l’art. 14, al. 1, let. a^bis, qui sont également des données sanitaires visées à l’art. 26, al. 2, sont conservées jusqu’à leur communication au Système d’information médicale de l’armée (MEDISA), mais une semaine au plus à compter de la fin du recrutement.⁷⁶

^4quater Les données visées à l’art. 14, al. 4, sont conservées cinq ans au plus à compter de la fin de la prise en charge.⁷⁷

⁵ Les autres données du SIPA sont conservées cinq ans au plus à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile.⁷⁸

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour la gestion de données de service (SIGEDOS).

Dans le SIGEDOS, les personnes astreintes au service militaire, y compris les conscrits, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée et les personnes astreintes au service de protection civile peuvent:

a.

consulter et mettre à jour les données les concernant et en établir des extraits;

b.

échanger des informations avec les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, avec les commandements militaires, avec les commandants de la protection civile ou avec des tiers désignés par la personne concernée:

1.

en transmettant des données les concernant,

2.

en transmettant des demandes, des requêtes et des annonces,

3.

en transmettant des commandes de matériel,

4.

en envoyant et en recevant des communications et des documents;

c.

répondre à des sondages.

¹ Le SIGEDOS contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service militaire, y compris les conscrits, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix et les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée:

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

le statut militaire et l’admission au service civil;

c.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et les qualifications dans l’armée;

d.

les coordonnées du commandant supérieur, de l’organe de commandement compétent, de l’organe de contrôle, ainsi que d’autres services et personnes;

e.

les décisions portant sur l’aptitude au service militaire, le profil de prestations et l’affectation, y compris l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service et la correspondance échangée avec les personnes chargées de l’évaluation;

f.

les données sanitaires, notamment les documents relatifs à une limitation de l’aptitude à faire du service, à l’état de santé et aux caractéristiques psychiques, les expertises et certificats médicaux;

g.

l’aptitude physique et les tests sportifs, ainsi que les données physiologiques;

h.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

i.

les résultats de l’instruction, les compétences et la liste des prestations;

j.

les instructions suivies et les autorisations obtenues pour l’utilisation de systèmes militaires;

k.

l’instruction prémilitaire et les activités et prestations hors du service;

l.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

m.

les services et tirs obligatoires, l’accomplissement de ceux-ci, les résultats des tirs et les dates d’accomplissement de ceux-ci;

n.

les notifications de service et les services accomplis, y compris les engagements de promotion de la paix;

o.

les absences, y compris les demandes de déplacement de service, de congé et de dispense;

p.

les décomptes de solde et les allocations pour perte de gain;

q.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

r.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

s.

la remise, le dépôt et la reprise de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt, et les décisions de reprise préventive et de retrait de telles armes;

t.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

u.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandements militaires et des tiers;

v.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

w.

les examens et les contrôles relatifs aux demandes de versement d’indemnités de formation;

x.

les décisions concernant les demandes relatives au versement d’indemnités de formation;

y.

les informations issues des sondages effectués.

² Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes à servir dans la protection civile:

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

l’affectation à une fonction de base, l’incorporation, la fonction et le grade;

c.

les coordonnées du commandant supérieur de la protection civile, de l’organe de contrôle et d’autres services;

d.

les décisions portant sur l’aptitude au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

e.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

f.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

g.

les services obligatoires et l’accomplissement de ceux-ci;

h.

les notifications de service et les services accomplis;

i.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

j.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

k.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

l.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandants de la protection civile et des tiers;

m.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

n.

les informations issues des sondages effectués.

Le Groupement Défense collecte les données destinées au SIGEDOS:

a.

auprès de la personne concernée ou de ses représentants légaux;

b.

auprès des unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, des commandements militaires, des commandants de la protection civile et des tiers dont la personne concernée reçoit des communications et des documents;

c.

par un accès en ligne aux systèmes d’information ci-après ou automatiquement par:

1.

le SIPA,

2.

le MEDISA,

3.

le PSN,

4.

le Système d’information sur la circulation routière et la navigation de l’armée (SI OCRNA),

5.

le Système d’information du tir hors du service (SaD),

6.

le Système d’information pour l’administration des prestations (MIL Office),

7.

le Système d’information sur le personnel à l’étranger (PERETR),

8.

le Système d’information pour la gestion de l’instruction (LMS DDPS).

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données contenues dans le SIGEDOS les concernant aux personnes astreintes au service militaire, y compris aux conscrits, au personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, aux civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée limitée et aux personnes astreintes au service de protection civile.

² Il donne accès en ligne ou par transmission électronique aux données ci-après aux unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, aux commandements militaires, aux commandants de la protection civile et à des tiers:

a.

requêtes, demandes, annonces, commandes de matériel, messages et documents qui leur sont adressés;

b.

données issues des sondages effectués.

Les données du SIGEDOS sont conservées pendant cinq ans au plus à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile, de la fin des rapports de travail, de la prise en charge ou de l’engagement.

Le Groupement Défense exploite le MEDISA.

Le MEDISA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:⁸²

a.

traiter les données fondant l’appréciation de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service des conscrits et des personnes astreintes au service militaire ou au service de protection civile, ainsi que des civils participant à un engagement de l’armée de durée déterminée;

b.

assurer la prise en charge médicale des militaires durant leur service et des civils participant à un engagement de l’armée de durée déterminée;

c.

mener des études scientifiques dans le domaine du service sanitaire;

d.

traiter les données fondant l’appréciation de l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

¹ Le MEDISA contient les données sanitaires nécessaires à:

a.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service ainsi que le traitement médical des conscrits et des personnes astreintes au service militaire;

b.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service des personnes astreintes au service de protection civile;

c.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

² Les données sanitaires sont:

a.

les réponses au questionnaire médical de la journée d’information;

b.

les données sur l’état de santé et les caractéristiques psychiques;

b^bis.⁸³

les données issues des résultats du contrôle de sécurité et de renseignements sur des motifs empêchant la remise de l’arme personnelle au sens de l’art. 113 LAAM⁸⁴, qui sont nécessaires à l’appréciation de l’aptitude au service militaire et de l’aptitude à faire du service militaire;

c.

les expertises et certificats médicaux;

d.

les certificats et avis de spécialistes non-médecins;

e.

d’autres données concernant l’état de santé, physique et psychique, de la personne qui doit être examinée ou traitée.

³ Le MEDISA contient les données ci-après des conscrits et des personnes astreintes au service militaire ou au service de protection civile, ainsi que des civils pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée:

a.

les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

d.

la correspondance échangée avec la personne qui doit être examinée, ainsi qu’avec les services et médecins concernés.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au MEDISA auprès des services et personnes suivants:⁸⁵

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

c.

les commandements militaires;

d.

les médecins traitants ou experts;

e.

les personnes de référence désignées par la personne concernée;

f.⁸⁶

en cas d’urgence, les médecins et établissements médicaux civils chargés du traitement de patients ou d’expertises médicales; dans un tel cas, ils sont habilités à donner des renseignements.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du MEDISA aux services et personnes suivants:⁸⁷

a.

le médecin en chef de l’armée;

b.

les médecins responsables de l’examen de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service ainsi que des traitements médicaux, de même que leur personnel auxiliaire;

c.⁸⁸

les spécialistes du SPP responsables de la prise en charge psychologique des militaires;

d.

les médecins chargés des examens de l’Institut de médecine aéronautique et leur personnel auxiliaire;

e.⁸⁹

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance.

² Il communique les données sanitaires aux services et personnes suivants:

a.⁹⁰

les médecins et établissements médicaux civils chargés du traitement de patients ou d’expertises médicales, pour autant que la personne concernée y ait consenti par écrit ou qu’il s’agisse d’une urgence;

b.

les tribunaux civils et militaires et les autorités de recours agissant dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives, pour autant que la procédure prévoie que les médecins ont l’obligation de donner des renseignements;

c.

les autorités fédérales et cantonales chargées de la perception de la taxe d’exemption, lorsque ces données sont nécessaires à l’exonération de la taxe prévue à l’art. 4, al. 1, let. b, de la loi fédérale du 12 juin 1959 sur la taxe d’exemption de l’obligation de servir⁹¹;

d.⁹²

…

e.

les médecins mandatés par le CIVI, lorsque ces données sont nécessaires aux examens et mesures prévus à l’art. 33 de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil⁹³;

f.⁹⁴

l’Office central des armes et les autorités cantonales compétentes: les raisons médicales empêchant la remise d’une arme personnelle ou justifiant sa reprise, sa reprise préventive ou son retrait.

^2bis La communication des données visées à l’al. 2, let. f, à la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, LArm⁹⁵ est effectuée par le PSN.⁹⁶

³ Le Groupement Défense communique aux services et autorités ci-après les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile:⁹⁷

a.

les services fédéraux et cantonaux chargés de la perception de la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

b.

les autorités et commandements militaires chargés des contrôles militaires et de l’instruction;

c.

les autorités de la protection civile du canton de domicile chargées des contrôles et de l’instruction, pour les personnes déclarées aptes au service de protection civile.

⁴ Il communique au CIVI:

a.

les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile des personnes ayant déposé une demande d’admission au service civil;

b.

les décisions concernant l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

¹ Les données du MEDISA sont conservées durant 40 ans à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans.⁹⁸

² Les données sur les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée sont conservées durant 40 ans à compter de la fin de la prise en charge ou de l’engagement, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans.⁹⁹

³ Si les al. 1 et 2 s’appliquent à une même personne, les données sanitaires sont conservées jusqu’à l’échéance des deux délais.

Le Groupement Défense exploite de manière décentralisée, sur chaque place d’armes et dans chaque hôpital militaire, un système d’information sur les patients (SIPAT).

Les SIPAT contribuent à l’exploitation des données collectées lors de traitements administrés par le service sanitaire de l’armée dans les écoles de l’armée et les hôpitaux militaires concernant:

a.

les patients;

b.

le type de traitement;

c.

la durée et la fréquence du traitement.

Les SIPAT contiennent les données suivantes:

a.

le type de visite;

b.

le diagnostic;

c.

la décision sur le lieu du traitement;

d.

les dates d’entrée et de sortie;

e.

les dispenses accordées;

f.

les examens pratiqués.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées aux SIPAT auprès des personnes suivantes:¹⁰¹

a.

la personne concernée;

b.

les médecins traitants et leur personnel auxiliaire.

¹ Les données des SIPAT sont accessibles en ligne aux médecins traitants et à leur personnel auxiliaire.

² Elles peuvent être communiquées sous forme anonyme au Service médico-militaire de l’armée, à l’assurance militaire et au Secrétariat pour la prévention des accidents militaires à des fins de statistique et de garantie de la qualité.

Les données des SIPAT sont conservées deux ans à compter de l’accomplissement de l’école concernée ou à compter de la sortie de l’hôpital militaire.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information de médecine aéronautique (MEDIS FA).

MEDIS FA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:¹⁰⁴

a.

déterminer l’aptitude des candidats à l’instruction aéronautique préparatoire et des candidats à un poste au sein du personnel navigant de l’armée;

b.

contrôler périodiquement sur le plan médical l’aptitude au vol des candidats et du personnel navigant de l’armée;

c.

assurer la prise en charge médicale et psychologique du personnel navigant de l’armée;

d.

déterminer et contrôler périodiquement sur le plan médical l’aptitude au vol des pilotes civils effectuant des vols avec des avions militaires;

e.

déterminer sur le plan médical l’aptitude au vol des militaires et des civils effectuant des vols en tant que passagers d’avions militaires équipés d’un siège éjectable;

f.

déterminer l’aptitude des candidats à un poste au sein du personnel militaire des Forces aériennes ou de groupes de spécialistes;

g.

contrôler l’état de santé des officiers généraux des Forces aériennes et des membres des groupes de spécialistes;

h.

déterminer l’aptitude des militaires à la formation d’état-major général;

i.

déterminer l’aptitude de civils à un engagement dans l’armée ou à des activités dans l’aviation civile.

Le MEDIS FA¹⁰⁵ contient les données suivantes:

a.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction dans l’armée;

b.

les données relevant du service sanitaire de l’armée nécessaires à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 43, notamment:

1.

les réponses aux questionnaires médicaux remis lors de la journée d’information,

2.

les données médicales ou psychologiques sur l’état de santé,

3.

les résultats des examens médico-techniques et des tests médico-psychologiques,

4.

les autres données relatives à l’état de santé physique ou psychique de la personne qui doit être examinée ou traitée;

c.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au MEDIS FA auprès des services et personnes suivants:¹⁰⁶

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

c.

les médecins traitants ou experts;

d.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du MEDIS FA aux personnes ci-après, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales:¹⁰⁷

a.

le médecin en chef de l’armée;

b.

les médecins responsables de l’appréciation de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service;

c.

les médecins responsables du traitement de la personne concernée;

d.

le personnel auxiliaire des personnes visées aux let. a à c.¹⁰⁸

² Il autorise les médecins traitants ou experts ainsi que les médecins de l’assurance militaire à consulter les données du MEDIS FA en présence de médecins ou de psychologues de l’Institut de médecine aéronautique.¹⁰⁹

¹ Les données des personnes en service de vol ou astreintes au service militaire sont conservées durant 40 ans à compter de la libération du service concerné, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans. Les données des autres personnes sont conservées durant cinq ans.

² Si une personne est encore traitée ou prise en charge par l’Institut de médecine aéronautique après la durée de conservation visée à l’al. 1, ses données sont conservées dix ans après le traitement ou la prise en charge.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel d’intervention du commandement des Forces spéciales (SIPI CFS).

Le SIPI CFS sert à l’accomplissement des tâches suivantes:

a.

évaluer, sur les plans psychologique, psychiatrique et médical, les candidats au détachement de reconnaissance de l’armée ou au détachement spécial de la police militaire;

b.

évaluer l’aptitude à l’engagement des militaires du détachement de reconnaissance de l’armée et du détachement spécial de la police militaire;

c.

évaluer l’aptitude à l’engagement des personnes du commandement des Forces spéciales qui doivent appuyer les engagements.

Le SIPI CFS contient les données nécessaires à l’évaluation et à l’appréciation de l’aptitude à l’engagement qui ont été collectées au moyen d’examens, de tests et de questionnaires en vue de l’appréciation, sous l’angle biostatistique, de l’endurance et du risque de défaillance au cours d’un engagement.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIPI CFS auprès des personnes suivantes:¹¹⁵

a.

la personne concernée;

b.

des tiers, pour autant que la personne concernée y ait consenti.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIPI CFS aux psychologues chargés de l’évaluation et au médecin des opérations spéciales.¹¹⁷

² Le rapport d’évaluation est versé au MEDIS FA pour traitement au terme de l’évaluation.

¹ Les données des candidats refusés sont conservées jusqu’à l’entrée en force de la décision.

² Les données des militaires du détachement de reconnaissance de l’armée et du détachement spécial de la police militaire ainsi que des personnes du commandement des Forces spéciales qui appuient les engagements sont conservées jusqu’à ce qu’ils quittent leur détachement ou leur commandement.¹¹⁸

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour l’assistance sociale (SISOC).

Le SISOC sert à la gestion administrative des activités de conseil et de prise en charge sociales des militaires, des membres de la protection civile, du personnel du Service de la Croix-Rouge, des personnes engagées dans le service de promotion de la paix, des membres de la justice militaire, des patients militaires ainsi que de leurs parents et survivants.

Le SISOC contient des données relatives au soutien financier apporté et à la gestion des cas, des notes sur les entretiens et des documents personnels nécessaires à l’évaluation des prestations de conseil et de prise en charge.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SISOC auprès:

a.

de la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

des commandements militaires;

c.

des unités administratives compétentes de la Confédération et des cantons;

d.

des personnes de référence désignées par la personne concernée;

e.

du SIPA.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SISOC aux services et personnes suivants:

a.

le personnel du Service social de l’armée;

b.

les militaires incorporés à l’état-major spécialisé du Service social de l’armée;

c.

le service spécialisé Femmes dans l’armée et diversité, pour les données concernant ses bénéficiaires;

d.

l’Aumônerie de l’armée, pour les données concernant ses bénéficiaires.

Les données du SISOC sont conservées cinq ans à compter du dernier conseil ou de la dernière prise en charge sociale.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel du Groupement Défense (SIP DEF).

Le SIP DEF sert à l’accomplissement des tâches suivantes:¹²⁵

a.

recruter et gérer le personnel ainsi que planifier son engagement;

b.

assurer le développement des cadres et du personnel;

c.

contrôler le personnel.

Le SIP DEF contient:

a.

les données sur les rapports de travail, le lieu de travail, la catégorie de personnel et l’évaluation de la fonction;

b.

les données sur l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction, la qualification et l’équipement dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

d.

les données sur le statut militaire et sur l’admission au service civil;

e.

les données sur la carrière professionnelle;

f.¹²⁶

les données sur la formation professionnelle, la formation professionnelle continue et les évaluations;

g.

les données sur les connaissances linguistiques;

g^bis.¹²⁷

les données sur les projets d’activité professionnelle, de formation et de formation continue;

h.

les données sur la planification des prestations, y compris les engagements, les formations et les absences pour cause de vacances;

i.

les données destinées au calcul des salaires;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

¹ Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIP DEF auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

les supérieurs militaires ou civils;

e.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

² Les données visées à l’art. 62 qui sont contenues dans le Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) peuvent être consultées en ligne par l’intermédiaire du SIP DEF.¹²⁸

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIP DEF aux services et personnes suivants:

a.

les services responsables du personnel du Groupement Défense;

b.

les personnes chargées de la gestion de l’engagement et de la carrière du personnel militaire;

c.

les supérieurs civils de la personne concernée chargés des tâches visées à l’art. 61.

² Le Groupement Défense communique les données du SIP DEF à ses services et personnes habilités à prononcer des décisions dans le cadre des tâches visées à l’art. 61.

¹ Les données du SIP DEF sont conservées cinq ans au plus à compter de la fin des rapports de travail avec le Groupement Défense.

² Les données des candidats qui n’ont pas été engagés sont détruites après six mois au plus.¹²⁹

Le Groupement Défense¹³⁰ exploite le Système d’information pour la gestion du personnel de promotion de la paix à l’étranger (PERETR).

Le PERETR sert au recrutement, à l’engagement et à l’administration du personnel de promotion de la paix.

Le PERETR contient les données suivantes:

a.

les résultats du recrutement pour le service de promotion de la paix;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et la qualification dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

d.

les données sanitaires:

1.

les données médicales et psychologiques,

2.

les résultats des examens médico-techniques et des tests médico-psychologiques,

3.

les autres données concernant l’état de santé physique ou psychique de la personne qui doit être examinée ou traitée;

e.

le numéro du passeport;

f.

les données sur la carrière professionnelle et la carrière militaire;

g.

les données relatives aux rapports de travail, notamment le contrat de travail, le descriptif du poste et les décisions reposant sur une évaluation;

h.

les qualifications acquises auprès d’organisations partenaires;

i.

les données relatives à l’exécution et au résultat du contrôle de sécurité relatif aux personnes;

j.

les données visées aux art. 27 et 28 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)¹³¹;

k.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

l.

les données destinées au service des militaires décédés ou disparus;

m.

la confession.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au PERETR auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

les médecins traitants ou experts;

e.

les supérieurs militaires de la personne concernée et, si celle-ci y a consenti, ses supérieurs civils;

f.

les personnes de référence désignées par la personne concernée;

g.

les organisations partenaires auprès desquelles la personne concernée a été engagée.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du PERETR aux services et personnes du Groupement Défense chargés du recrutement, de l’instruction et de l’engagement de personnel pour la promotion de la paix.

² Il les communique aux services et personnes suivants:

a.

les autorités d’instruction et de poursuite pénales, dans les cas suivants:

1.

ces données sont nécessaires à l’instruction et la gravité ou le caractère du délit en justifient la communication,

2.

une infraction soumise à la juridiction civile a été commise durant le service militaire;

b.

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance;

c.

des tiers, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

Les données du PERETR sont conservées cinq ans au plus à compter du dernier engagement ou, si aucun engagement n’a eu lieu, à compter du recrutement pour le service de promotion de la paix.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information et de conduite pour le service sanitaire coordonné (SIC SSC).

Le SIC SSC sert au mandataire du Conseil fédéral pour le service sanitaire coordonné (SSC), ainsi qu’aux services civils et militaires chargés de planifier, de préparer et de prendre les mesures sanitaires nécessaires (partenaires du SSC), à accomplir les tâches ci-après afin de maîtriser les événements sanitaires:¹³³

a.

assurer la meilleure prise en charge possible des patients dans toutes les situations;

b.

appuyer les forces d’engagement et les organes de conduite civils ou militaires;

c.

obtenir une vue d’ensemble des ressources disponibles dans le domaine de la santé;

d.

apprécier la situation;

e.

améliorer la communication et donner l’alarme;

f.

acheminer les patients et gérer les personnes;

g.

attribuer le personnel médical;

h.

assurer l’information avec les partenaires du SSC.

¹ Le SIC SSC contient les données nécessaires à la planification, à la préparation et à l’engagement du SSC.

² Il contient les données ci-après sur les personnes participant au SSC:

a.

leurs capacités, leurs tâches et leurs disponibilités;

b.

les données sur leur engagement.

³ Il contient les données ci-après sur le personnel médical:

a.

les données sur la fonction et l’instruction civiles ou militaires;

b.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

c.

le statut militaire et les décisions sur l’admission au service civil;

d.

les données visées à l’art. 51 de la loi du 23 juin 2006 sur les professions médicales¹³⁴ qui sont indispensables pour assurer l’exploitation médicale et technique des installations sanitaires et vétérinaires, des services de sauvetage et des centres de transfusion sanguine de la santé publique;

e.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

⁴ Il contient les données ci-après sur les patients:

a.

le statut personnel (disparu, indemne, blessé, décédé);

b.

les données sanitaires;

c.

les données de la carte électronique de patient ainsi que du système d’acheminement des patients;

d.

le procès-verbal de transport;

e.

le signalement;

f.

le journal des modifications.

Le mandataire du Conseil fédéral pour le SSC ainsi que les partenaires du SSC collectent les données destinées à être versées au SIC SSC auprès des services et personnes suivants:

a.

le patient concerné ou ses accompagnants;

b.

les organisations traitantes ou leur personnel;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

le Groupement Défense et les commandements militaires;

e.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

f.

le registre des professions médicales universitaires;

g.

les associations et fédérations des autres professions médicales.

Les données du SIC SSC sont accessibles en ligne aux services et personnes ci-après appartenant au SSC:

a.

les forces de conduite et d’engagement à tous les échelons;

b.

les services administratifs fédéraux et cantonaux;

c.

les organes de conduite;

d.

les centrales d’appels d’urgence;

e.

les services de sauvetage;

f.

les hôpitaux;

g.

les services de prise en charge d’urgence;

h.

la police;

i.

l’armée;

j.

des organisations tierces.

¹ Les données collectées dans le cadre d’un événement relevant du service sanitaire sont conservées dans le SIC SSC jusqu’à la fin de l’événement.

² Les autres données sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée quitte le SSC.

Le Groupement Défense¹³⁷ exploite le Système d’information pour l’administration des prestations (MIL Office¹³⁸) et le met à la disposition des commandements militaires.

¹ Le MIL Office sert à l’administration et à l’exploitation des écoles et des cours, notamment à l’accomplissement des tâches suivantes:¹³⁹

a.

actualiser et compléter les données extraites du SIPA;

b.

gérer les jours de service;

c.

tenir la comptabilité de la troupe;

d.¹⁴⁰

enregistrer les qualifications et les propositions;

e.

remplir automatiquement les formulaires;

f.¹⁴¹

conduire et gérer les unités;

g.¹⁴²

gérer les absences et les services commandés;

h.¹⁴³

tenir le registre des sanctions disciplinaires visé à l’art. 205 du code pénal militaire du 13 juin 1927¹⁴⁴.

² Il sert aussi à l’exécution du régime des allocations pour perte de gain.¹⁴⁵

Le MIL Office contient les données suivantes:¹⁴⁶

a.¹⁴⁷

l’identité, l’adresse et les coordonnées;

a^bis.¹⁴⁸

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction;

b.¹⁴⁹

les données sur les qualifications et les propositions;

c.

la comptabilisation des soldes et des frais;

d.

les documents sanitaires relatifs à une limitation de l’aptitude à faire du service;

e.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

f.¹⁵⁰

les données sur les procédures relevant du droit pénal disciplinaire;

g.¹⁵¹

les données sur les absences et les services commandés;

h.¹⁵²

les données nécessaires à l’administration et à l’attribution du matériel de l’armée.

Les commandements militaires collectent les données destinées à être versées au MIL Office auprès des services et personnes suivantes:

a.¹⁵³

la personne concernée, qui peut aussi transmettre les données par un portail électronique du Groupement Défense;

b.

les supérieurs militaires de la personne concernée;

c.

le SIPA.

Les commandements militaires communiquent les données du MIL Office aux services et personnes suivants:

a.

les responsables de la planification des carrières;

b.

les responsables de l’engagement;

c.

les responsables des contrôles militaires;

d.

la Centrale de compensation, pour l’exécution du régime des allocations pour perte de gain: les données visées à l’art. 86, let. a, a^bis, c et g.

Les données du MIL Office sont conservées durant cinq ans; pour les données des procédures relevant du droit pénal disciplinaire, le délai court à partir de la fin de la procédure.

Le Secrétariat général du DDPS exploite le Système d’information pour la gestion des compétences (SIGC) et le met à la disposition des responsables du personnel.

Le SIGC sert à l’accomplissement des tâches suivantes:¹⁵⁸

a.¹⁵⁹

gérer le développement du personnel du DDPS, en particulier la planification et le développement des cadres;

b.

administrer les postes-clé;

c.

rechercher et administrer les candidats aux postes-clé.

Le SIGC contient les données suivantes:¹⁶⁰

a.

le sexe, la confession et l’état civil;

b.

la formation scolaire et universitaire;

c.

les fonctions professionnelles actuelles et passées et les activités extra-professionnelles;

d.

les connaissances linguistiques;

e.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et la carrière dans l’armée;

f.¹⁶¹

les profils des collaborateurs avec mention de leurs compétences personnelles, sociales, techniques et méthodologiques et de leurs compétences de conduite;

g.

les données relatives à la relève et à sa planification.

Le Secrétariat général et les responsables du personnel du DDPS collectent les données destinées à être versées au SIGC¹⁶² auprès des personnes suivantes:

a.

la personne concernée;

b.

les supérieurs civils ou militaires de la personne concernée.

Le Secrétariat général du DDPS donne accès en ligne aux données du SIGC aux services et personnes du DDPS chargés de la planification et du développement des cadres et de la gestion des compétences, ainsi qu’à la personne concernée et à ses supérieurs.

Les données du SIGC sont conservées jusqu’à la fin des rapports de travail de la personne concernée.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information et de conduite des Forces terrestres (SIC FT).

Le SIC FT sert au Groupement Défense et aux commandements militaires à:¹⁶⁶

a.¹⁶⁷

assurer la planification de l’action et le suivi de la situation des états-majors et formations du commandement des Opérations et de la Base d’aide au commandement;

b.

conduire les opérations en réseau;

c.¹⁶⁸

mettre en réseau les moyens d’exploration, de conduite et d’engagement du commandement des Opérations et de la Base d’aide au commandement.

Le SIC FT contient les données ci-après sur les militaires:

a.

le sexe et la confession;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction;

c.

les données sanitaires pertinentes pour l’engagement;

d.

les données du Système d’information et de conduite des soldats (art. 114);

e.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

Les services et personnes compétents collectent les données destinées à être versées au SIC FT auprès des services et personnes suivants:

a.

le militaire concerné;

b.

les supérieurs militaires des militaires concernés;

c.

les autres systèmes d’information de l’armée.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIC FT aux services et personnes suivants:

a.

les supérieurs militaires des militaires concernés;

b.

les commandements militaires.

Les données du SIC FT sont conservées cinq ans.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information et de conduite des Forces aériennes (SIC FA).

Le SIC FA sert aux Forces aériennes et à leurs commandements militaires à:

a.¹⁷⁰

assurer la planification de l’action et le suivi de la situation des états-majors et des formations des Forces aériennes;

b.

conduire les opérations en réseau;

c.

mettre en réseau les moyens d’exploration, de conduite et d’engagement des Forces aériennes.

Le SIC FA contient les données ci-après sur les militaires:

a.¹⁷¹

le sexe;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction;

c.

les données sanitaires pertinentes pour l’engagement;

d.

le numéro du passeport;

e.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

Les services et personnes responsables collectent les données destinées à être versées au SIC FA auprès des militaires concernés.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIC FA aux services et personnes chargés de la conduite des Forces aériennes.

Les données du SIC FA sont conservées cinq ans.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information et de conduite des soldats (SICS).

Le SICS sert aux commandements militaires à améliorer, dans les domaines ci-après, les prestations des militaires engagés:

a.

la conduite;

b.

la confiance en soi;

c.

la mobilité;

d.

la capacité de survie;

e.

l’endurance.

Le SICS contient les données ci-après sur les militaires:

a.

la condition physique;

b.

le profil de prestations;

c.

les données d’engagement tactiques.

Les services et personnes compétents collectent les données destinées à être versées au SICS auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée, au moyen de capteurs;

b.

le SIPA et le SIC FT, en consultant leurs données en ligne.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SICS aux services et personnes suivants:

a.

supérieurs militaires de la personne concernée;

b.

commandements militaires.

² Les données du SICS sont transférées dans le SIC FT.

Les données du SICS sont détruites une fois l’engagement terminé.

Le Groupement Défense exploite des systèmes d’information pour les simulateurs (SISIM) et les met à la disposition de ses commandements.

Les SISIM servent à gérer l’instruction et la qualification:

a.

des militaires;

b.

des civils qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée;

c.

des tiers qui s’entraînent sur les simulateurs.

Les SISIM contiennent les données suivantes:

a.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction, la qualification et l’équipement dans l’armée;

b.

l’instruction accomplie sur les simulateurs.

Les services et personnes compétents collectent les données destinées à être versées aux SISIM auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les commandements militaires;

c.¹⁷⁵

les supérieurs militaires ou civils de la personne concernée.

¹ Les services et personnes compétents donnent accès en ligne aux données des SISIM aux services et personnes chargés des tâches suivantes:

a.

l’exploitation des simulateurs;

b.

l’instruction et la qualification.

² Ils communiquent les données aux services et personnes suivants:

a.

la troupe, sous la forme de classements, pour autant qu’elles soient indispensables à l’établissement du classement;

b.

les services et personnes chargés de l’acquisition et de la remise de distinctions;

c.¹⁷⁶

les civils instruits sur les simulateurs et les tiers qui s’y exercent ainsi que les services et personnes qui leur sont supérieurs.

¹ Les données des SISIM sont conservées jusqu’à la fin du service d’instruction.

² Si des militaires, des civils ou des tiers s’exercent régulièrement sur les mêmes simulateurs, les données de leurs entraînements peuvent être conservées dix ans.¹⁷⁷

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour la gestion de l’instruction (LMS DDPS) et le met à la disposition de l’armée et des unités administratives du DDPS.

Le LMS DDPS sert à l’accomplissement des tâches suivantes dans l’instruction et la formation continue:¹⁸⁰

a.

saisir les objectifs de l’instruction;

b.

planifier et réaliser l’instruction;

c.

gérer les processus de l’instruction;

d.

contrôler l’instruction;

e.

analyser les résultats de l’instruction;

f.¹⁸¹

assurer le transfert de connaissances;

g.¹⁸²

assurer la gestion des compétences.

Le LMS DDPS contient les données suivantes:¹⁸³

a.

l’incorporation, le grade, la fonction et les prestations dans l’armée;

b.¹⁸⁴

l’identité et les fonctions des employés du DDPS;

c.

les résultats de l’instruction;

d.

la liste des prestations;

e.¹⁸⁵

les données sur les capacités des employés du DDPS et des militaires.

L’armée et les unités administratives du DDPS collectent les données destinées à être versées au LMS DDPS auprès des services et personnes suivants:¹⁸⁶

a.

la personne concernée;

b.¹⁸⁷

les unités administratives compétentes du DDPS;

c.

les commandements militaires;

d.¹⁸⁸

les supérieurs militaires et civils de la personne concernée.

¹ L’armée et les unités administratives du DDPS donnent accès en ligne aux données du LMS DDPS aux services et personnes suivants:¹⁸⁹

a.

les supérieurs de la personne concernée responsables de l’instruction;

b.

les services chargés du contrôle de l’instruction;

c.¹⁹⁰

la personne concernée.

² Elles communiquent les données aux services et personnes suivants:

a.

la troupe, sous la forme de classements, pour autant qu’elles soient indispensables à l’établissement du classement;

b.

les services et personnes chargés de l’acquisition et de la remise de distinctions.

Les données du LMS DDPS sont conservées dix ans au plus:

a.

après la libération de l’obligation de servir dans l’armée, pour les militaires;

b.

après la fin des rapports de travail, pour les employés du DDPS.

Le Groupement Défense¹⁹² exploite le Système d’information de la Pharmacie de l’armée sur la formation (SI PharmA) et le met à la disposition de la Pharmacie de l’armée.

Le SI PharmA sert à planifier, réaliser et documenter la formation et la formation continue des collaborateurs de la Pharmacie de l’armée.

Le SI PharmA contient les données suivantes:

a.

le numéro AVS;

b.

la profession, la fonction et le domaine d’engagement;

c.¹⁹⁴

la formation et la formation continue.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SI PharmA auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les services compétents du Groupement Défense;

c.

le SIPA.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SI PharmA aux services et personnes chargés des tâches visées à l’art. 133.

² Les personnes enregistrées dans le SI PharmA reçoivent une copie imprimée de leurs données à titre de certificat de formation personnel.

Les données du SI PharmA sont conservées dix ans à compter de la fin des rapports de travail.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur la circulation routière et la navigation de l’armée (SI OCRNA).

Le SI OCRNA sert à:¹⁹⁷

a.¹⁹⁸

établir et administrer les autorisations de conduire militaires des conducteurs de véhicules et de bateaux, les permis de conduire fédéraux de conducteurs de bateaux et les permis d’expert militaire de la circulation;

b.

intégrer ces autorisations dans le permis de conduire civil;

c.¹⁹⁹

exécuter les mesures administratives visant les conducteurs militaires de véhicules et de bateaux, les détenteurs de permis fédéraux de conducteurs de bateaux et les experts militaires de la circulation;

d.

convoquer les conducteurs à des examens de contrôle auprès d’un médecin-conseil;

e.²⁰⁰

contrôler l’instruction des élèves conducteurs, des moniteurs de conduite de l’armée et des experts militaires de la circulation;

f.²⁰¹

…

g.

établir des évaluations et des statistiques.

Le SI OCRNA contient les données ci-après sur les élèves conducteurs et les personnes autorisées à conduire, les moniteurs de conduite de l’armée et les experts militaires de la circulation:²⁰²

a.

le numéro AVS;

b.²⁰³

l’instruction suivie, les autorisations de conduire militaires et les permis;

c.²⁰⁴

les mesures administratives;

d.²⁰⁵

les résultats du dernier examen de contrôle et la date du prochain examen.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SI OCRNA auprès:

a.

du SIPA;

b.

du Système d’information sur l’admission à la circulation (SIAC) de l’Office fédéral des routes;

c.

du SIP DEF;

d.

de l’IGDP;

e.

des services et personnes chargés des tâches visées à l’art. 139.

¹ Le Groupement Défense communique les données du SI OCRNA auprès:

a.

des services et personnes chargés des tâches visées à l’art. 139;

b.

du SIPA et du SIAC.²⁰⁷

² Les données peuvent être communiquées ou consultées en ligne.

¹ Les données du SI OCRNA sont conservées 80 ans au plus après leur enregistrement, notamment celles qui portent sur les mesures administratives prononcées par l’Office de la circulation routière et de la navigation de l’armée.

² Les données sur les mesures administratives civiles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que dans le SIAC.

³ Les données relatives à un examen de contrôle ne sont conservées que jusqu’à l’examen suivant.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour l’instruction et le perfectionnement aéronautiques (SPHAIR-Expert).

Le SPHAIR-Expert sert au Groupement Défense pour accomplir les tâches suivantes:

a.

saisir les données des personnes intéressées par une formation de pilote militaire, de pilote professionnel, de moniteur de vol ou d’éclaireur parachutiste;

b.

saisir les données relatives aux écoles de vol ou de saut et les données du personnel d’encadrement en vue de la réalisation de cours d’instruction et de perfectionnement aéronautiques;

c.

planifier et réaliser les cours préparatoires et les cours destinés à évaluer les candidats à l’une des formations visées à la let. a;

d.

saisir et analyser les résultats des tests;

e.

procéder à la qualification et à la sélection des candidats.

Le SPHAIR-Expert contient les données suivantes des personnes intéressées, du personnel et des candidats visés à l’art. 143b:

a.

l’identité et l’adresse;

b.

l’état civil;

c.

le numéro AVS;

d.

la date et le lieu de naissance;

e.

la carrière et les données sur l’expérience en matière de vol et de saut en parachute;

f.

les connaissances linguistiques;

g.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction dans l’armée;

h.

les résultats des tests et leur analyse;

i.

le statut et les décisions relatifs à la sélection;

j.

les résultats du questionnaire du service sanitaire destiné aux pilotes et aux éclaireurs parachutistes;

k.

la taille des habits;

l.²¹⁰

l’intérêt personnel porté à l’embauche, à la formation (instruction), au perfectionnement, ainsi qu’au choix du métier et de la fonction.

Le Groupement Défense ou les tiers qu’il a mandatés collectent les données destinées à être versées au SPHAIR-Expert auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les commandements militaires responsables de la sélection;

c.

les écoles de vol ou de saut chargées de réaliser les tests;

d.

l’IMA.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SPHAIR-Expert aux services et personnes suivants:

a.

les services militaires du Groupement Défense responsables de la réalisation des tests;

b.

les services responsables de la sélection et l’IMA;

c.

les personnes concernées pour la saisie de leurs données et la consultation des résultats des tests et des résultats finaux;

d.

les services chargés des tâches administratives.

² Il communique l’identité, l’adresse, la date de naissance, les numéros de téléphone et l’adresse électronique de la personne concernée aux écoles civiles de vol ou de saut qu’il a chargées de réaliser les tests.

³ Il communique au surplus aux compagnies aériennes et aux écoles civiles de vol la recommandation finale enregistrée dans le SPHAIR-Expert et l’adresse électronique de la personne concernée, si celle-ci y a consenti.

Les données du SPHAIR-Expert sont conservées durant dix ans au plus à compter de la fin du dernier cours d’instruction et de perfectionnement aéronautiques de la personne concernée.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour l’instruction de conduite (SIIC).

Le SIIC sert à contrôler l’instruction, à analyser ses résultats et à organiser les examens.

Le SIIC contient les données suivantes:

a.

l’identité, le domicile, le lieu d’origine, le canton d’origine et les adresses;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction et les services accomplis dans l’armée;

c.

le numéro AVS;

d.

le sexe;

e.

la date de naissance;

f.

la formation et les examens, le numéro de candidat, la langue d’examen et les indications relatives à l’examen (date, heure, lieu, nom de l’expert);

g.

les prestations personnelles (date de présentation, résultats);

h.

la participation aux examens et les résultats obtenus.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIIC auprès:

a.

de la personne concernée;

b.

des supérieurs militaires de la personne concernée;

c.

des unités administratives compétentes du Groupement Défense;

d.

du SIPA.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIIC aux services et personnes responsables:

a.

de la saisie des données dans le SIIC;

b.

de la coordination des examens pour les divers modules.

² Il communique les données du SIIC:

a.

à l’organe civil responsable de l’établissement du certificat attestant la réussite d’un module donné;

b.

aux personnes enregistrées dans le SIIC, à titre de preuve de l’instruction suivie.

Les données du SIIC sont conservées dix ans au plus après leur saisie.

Le service spécialisé chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes au DDPS (Service spécialisé CSP DDPS) exploite le Système d’information sur le contrôle de sécurité relatif aux personnes (SICSP).

Le SICSP sert à l’exécution:

a.

des contrôles de sécurité relatifs aux personnes;

b.

des évaluations du potentiel d’abus ou de dangerosité en ce qui concerne l’arme personnelle;

c.

des contrôles de fiabilité.

Le SICSP contient les données suivantes:

a.

les données collectées en vue des contrôles;

b.

une analyse des risques;

c.

les décisions sur les contrôles de sécurité.

¹ Les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes collectent les données destinées à être versées au SICSP auprès des services et personnes suivants:²¹⁴

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux, cantonaux et communaux compétents;

d.

les autorités civiles et militaires pénales et les autorités chargées du contentieux administratif;

e.

les autorités de sûreté étrangères;

f.

les supérieurs militaires de la personne concernée et, si celle-ci y a consenti, ses supérieurs civils;

g.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

² Elles ont accès en ligne aux registres et banques de données ci-après, dans le cadre prévu par les dispositions correspondantes:²¹⁵

a.

l’index national de police;

b.

le casier judiciaire;

c.²¹⁶

le système d’information INDEX SRC visé à l’art. 51 LRens²¹⁷, sous réserve de l’art. 20, al. 2, de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure²¹⁸;

d.²¹⁹

les banques de données de l’Office central des armes visées à l’art. 32a, al. 1, LArm²²⁰.

³ Elles peuvent demander aux organes de sûreté fédéraux ou aux autorités cantonales concernées de leur communiquer des données auxquelles elles n’ont pas accès. Ceux-ci peuvent les autoriser à accéder en ligne à leurs registres et banques de données.²²¹

¹ Le CSP DDPS donne accès en ligne aux données du SICSP aux services suivants:²²²

a.²²³

les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes;

b.

le service responsable de la sécurité industrielle du DDPS;

c.

les services responsables de l’exécution des contrôles de sécurité relatifs aux personnes:

1.

à la Confédération et dans les cantons,

2.

auprès des exploitants de centrales nucléaires,

2^bis.²²⁴

à la Société nationale du réseau de transport,

3.

auprès de tiers;

d.²²⁵

les services fédéraux responsables des tâches relatives à la sécurité, lorsque ceux-ci doivent se fonder sur les données concernant les contrôles de sécurité relatifs aux personnes pour exercer leur activité et si les données ne sont pas préjudiciables à la personne concernée.

² Les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes communiquent le résultat des contrôles de sécurité aux services et personnes suivants:²²⁶

a.

la personne concernée;

b.

le service qui a requis le contrôle;

c.

l’employeur de la personne concernée;

d.

en cas de recours: les tiers qui ont qualité pour recourir.

³ Aux fins d’une utilisation ultérieure dans des systèmes de sécurité, le CSP DDPS peut communiquer par voie électronique les données ci-après aux services fédéraux devant recourir aux données du contrôle de sécurité pour leurs activités, pour autant que la communication de ces données ne soit pas contraire aux intérêts de la personne concernée:²²⁷

a.

l’identité;

b.

le niveau de contrôle;

c.

le résultat et la date du contrôle.

¹ Les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes détruisent immédiatement:²²⁸

a.

les données qui reposent sur des suppositions ou de simples soupçons;

b.

les données qui ne correspondent pas au but visé;

c.

les données dont le traitement n’est pas autorisé pour d’autres raisons;

d.

les données erronées.

² Elles conservent les données dix ans au plus ou aussi longtemps que la personne concernée occupe le poste, exerce la fonction ou exécute le mandat.²²⁹

Le service du DDPS chargé de l’exécution de la procédure visant à la sauvegarde du secret exploite le Système d’information sur le contrôle de la sécurité industrielle (SICSI).

Le SICSI contribue à l’exécution de la procédure visant la sauvegarde du secret ainsi que des contrôles de sécurité relatifs aux personnes qui en découlent.

Le SICSI contient les données suivantes:

a.

une analyse des risques;

b.

les décisions relatives aux contrôles de sécurité.

Le service spécialisé CSI collecte dans le SICSP, par une interface, les données destinées à être versées au SICSI.

La décision relative au contrôle et le niveau de sécurité peuvent être communiqués à la personne chargée de la sauvegarde du secret par l’employeur de la personne concernée.

Les données du SICSI sont conservées dix ans.

Le service du DDPS responsable du traitement des demandes de visite exploite le Système d’information sur les demandes de visite (SIDV).

Le SIDV contribue à traiter les demandes de visite à l’étranger impliquant l’accès à des informations classifiées.

Le SIDV contient les données suivantes:

a.

une analyse des risques;

b.

les décisions relatives aux contrôles de sécurité.

Le service spécialisé DV collecte les données destinées au SIDV auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les entreprises concernées;

c.

les services fédéraux compétents.

Les décisions relatives aux contrôles et le niveau de sécurité peuvent être communiqués aux autorités de sûreté du pays hôte chargées de traiter les demandes.

Les données du SIDV sont conservées dix ans.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le contrôle d’accès (SICA).

Le SICA sert à l’accomplissement des tâches ci-après, à proximité et à l’intérieur des installations et bâtiments fédéraux, notamment militaires, dignes de protection:²³²

a.

l’identification biométrique et l’isolement des personnes;

b.

l’autorisation ou le refus d’accès;

c.

le contrôle du flux de matériel;

d.

l’enregistrement de tous les mouvements;

e.

l’administration des données relatives aux personnes et aux installations nécessaires au contrôle d’accès.

Le SICA contient les données suivantes:

a.

les données relatives à l’autorisation d’accès et au contrôle d’accès;

b.

les données biométriques.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SICA auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux compétents.

Les données du SICA ne peuvent être communiquées qu’à la justice militaire moyennant la décision écrite d’un juge d’instruction.

Les données du SICA sont conservées dix ans à compter de leur dernière utilisation.

Le Groupement Défense exploite le Système de journal et de rapport de la Police militaire (JORASYS).

Le JORASYS sert à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 100, al. 1, LAAM²³⁶, notamment:

a.²³⁷

tenir le journal des centrales d’engagement du commandement de la Police militaire;

b.²³⁸

établir les rapports sur les tâches de police judiciaire et de police de sûreté des formations professionnelles du commandement de la Police militaire;

c.

apprécier la situation militaire sur le plan de la sécurité;

d.

assurer l’autoprotection de l’armée.

¹ Le JORASYS contient les données ci-après sur les personnes soumises au droit pénal militaire:

a.

l’identité;

b.

l’état civil, les lieux de naissance et d’origine et la profession;

c.

la nationalité, le statut de séjour et les données attestant l’identité;

d.

l’incorporation, le grade, la fonction et les services accomplis dans l’armée;

e.

le type et le numéro des armes militaires et la mention de leur reprise préventive ou de leur retrait;

f.

le retrait ou la saisie du permis de conduire et les analyses et résultats de l’éthylotest et de la prise de sang;

g.

les revenus et la situation financière;

h.

la liste des objets saisis.

² Il peut aussi contenir les données suivantes relatives à des tiers qui ont été collectées à la suite d’incidents en rapport avec l’armée ou avec des militaires:

a.

l’identité;

b.

l’état civil, les lieux de naissance et d’origine et la profession;

c.

la nationalité, le statut de séjour et les données attestant l’identité;

d.

l’identité du représentant légal ou de l’employeur.

³ Il peut aussi contenir des données relatives à des incidents en rapport avec l’armée ou avec des militaires lorsque leur auteur est inconnu.

Le commandement de la Police militaire collecte les données destinées à être versées au JORASYS à partir des systèmes et auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée;

b.

les commandements militaires;

c.

les unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes;

d.

les autorités pénales, les autorités d’exécution des peines et les autorités chargées du contentieux administratif, qu’elles soient civiles ou militaires;

e.

par accès en ligne ou automatiquement par une interface:

1.

l’index national de police,

2.

le système de recherches informatisées de police RIPOL de l’Office fédéral de la police,

3.

le SIAC,

4.

les banques de données visées à l’art 32a, al. 1, LArm²⁴⁰,

5.

la consultation en ligne des registres d’armes cantonaux,

6.

le SIPA,

7.

le SIP DEF,

8.

le SI OCRNA,

9.

le Système d’information concernant l’interface des données de la défense (SI IDD),

10.

le PSN.

¹ Le commandement de la Police militaire donne accès en ligne aux données du JORASYS aux personnes suivantes:

a.

le personnel des centrales d’engagement du commandement de la Police militaire;

b.

le personnel du commandement de la Police militaire pour l’accomplissement des tâches visées à l’art. 100 LAAM²⁴¹;

c.

le personnel du Service de protection préventive de l’armée (SPPA) pour l’accomplissement des tâches visées à l’art. 100 LAAM.²⁴²

² Il communique des extraits des données du JORASYS, sous forme écrite, aux services et personnes suivants:

a.

la justice militaire;

b.

les commandants de troupe compétents, pour leur domaine;

c.²⁴³

les services chargés de la sécurité des informations et des objets.

Les données du JORASYS sont conservées dix ans après la fin des activités de la Police militaire relatives à un incident.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur la protection préventive de l’armée (SIPPA).

Le SIPPA sert au SPPA à accomplir les tâches visées à l’art. 100, al. 1, LAAM²⁴⁶, notamment:

a.

apprécier la situation militaire en matière de sécurité;

b.

prendre des mesures préventives de protection contre l’espionnage, le sabotage et d’autres activités illicites;

c.

tenir son journal et diriger son engagement.

Le SIPPA contient les données ci-après sur les personnes liées à une menace potentielle de l’armée:

a.

l’identité;

b.

l’état civil, le lieu de naissance, le lieu d’origine, la profession et la formation;

c.

la nationalité, l’appartenance ethnique, la confession, le statut de résident;

d.

les preuves de l’identité, y compris les caractéristiques physiques;

e.

l’orientation politique et idéologique;

f.

les résultats du recrutement, l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction suivie, les qualifications, les états de service, les engagements et l’équipement à l’armée ou à la protection civile;

g.

les revenus et la fortune;

h.

les données médicales et biométriques;

i.

les images et les enregistrements vidéo et audio;

j.

les personnes de référence et leur identité;

k.

le lieu de séjour de la personne, y compris les profils de déplacement;

l.

les moyens de locomotion et de communication, y compris leur utilisation, leur positionnement et les profils de déplacement;

m.

les détails sur la menace potentielle que représente la personne pour l’armée;

n.

d’autres informations et données dont le SPPA a besoin pour accomplir les tâches visées à l’art. 100, al. 1, LAAM²⁴⁷.

Le SPPA collecte les données destinées à être versées au SIPPA:

a.

auprès de la personne concernée;

b.

auprès des commandements militaires;

c.

auprès des services de renseignement suisses et étrangers;

d.

auprès des unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes;

e.

auprès des autorités pénales civiles et militaires et des autorités chargées du contentieux administratif;

f.

en consultant des sources publiques;

g.

par accès en ligne aux systèmes d’information suivants:

1.

le SIPA,

2.

le SI OCRNA,

3.

le JORASYS,

4.

le SI IDD,

5.

le PSN.

¹ Le SPPA donne à son personnel un accès en ligne aux données du SIPPA pour l’accomplissement des tâches visées à l’art. 100 LAAM²⁴⁸.

² Il communique des extraits de données du SIPPA, sous forme écrite, aux services et personnes ci-après, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales:

a.

les services chargés de la sécurité des informations et des objets;

b.

les services chargés de la cyberdéfense;

c.

le service spécialisé Extrémisme dans l’armée;

d.

le commandement de la Police militaire;

e.

le Personnel de l’armée;

f.

les commandants de troupe pour leur domaine de compétence;

g.

le Service de renseignement de la Confédération, sous réserve de l’art. 5, al. 5, LRens²⁴⁹;

h.

l’Office fédéral de la police.

Les données du SIPPA sont conservées cinq ans au plus à compter du moment où la personne concernée n’est plus liée à une menace potentielle de l’armée.

Le Secrétariat général du DDPS exploite le Système d’information du Centre de dommages du DDPS (SCHAMIS).

Le SCHAMIS sert à:²⁵²

a.

régler les actions en dommages et intérêts conformément aux art. 134 à 139 LAAM²⁵³;

b.

régler les sinistres impliquant des véhicules de la Confédération;

c.

statuer sur les recours et les participations aux frais demandés au personnel de la Confédération en cas de sinistre impliquant des véhicules de la Confédération;

d.²⁵⁴

établir des attestations d’assurance électroniques pour les véhicules de la Confédération;

e.²⁵⁵

régler les sinistres impliquant les véhicules à moteur des députés, conformément à l’art. 4, al. 2, de l’ordonnance de l’Assemblée fédérale du 18 mars 1988 relative à la loi sur les moyens alloués aux parlementaires²⁵⁶.

Le SCHAMIS contient:²⁵⁷

a.²⁵⁸

les données suivantes relatives aux lésés et aux auteurs du dommage:

1.

l’identité, l’adresse, les coordonnées et la langue de correspondance,

2.

le numéro d’assurance sociale,

3.

la situation financière et professionnelle,

4.

les données des assurances,

5.

les données médicales et sanitaires,

6.

les données des procédures pénales, civiles, disciplinaires et administratives,

7.

les données concernant la gestion militaire,

8.

les données des détenteurs de véhicules;

a^bis.²⁵⁹

les données suivantes relatives à des tiers, nécessaires pour atteindre le but visé:

1.

l’identité, l’adresse, les coordonnées et la langue de correspondance,

2.

la profession;

b.

la description des cas;

c.

les données nécessaires au calcul du dommage;

d.

les résultats des investigations des experts.

Le Secrétariat général du DDPS collecte les données destinées à être versées au SCHAMIS auprès des services et personnes suivants:²⁶⁰

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

les médecins traitants ou experts;

e.

les autorités pénales civiles ou militaires et les autorités chargées du contentieux administratif;

f.

les supérieurs militaires de la personne concernée et, si celle-ci y a consenti, ses supérieurs civils;

g.

les experts;

h.

les personnes de référence désignées par la personne concernée;

i.²⁶¹

les assurances.

¹ Le Secrétariat général du DDPS donne accès en ligne aux données du SCHAMIS au personnel chargé des tâches visées à l’art. 169.

² Il communique aux tiers collaborant à la procédure les données nécessaires pour régler les sinistres et les actions en responsabilité civile.

Les données du SCHAMIS sont conservées dix ans à compter de la décision qui clôt la procédure.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information concernant l’interface des données de la défense (SI IDD).

Le SI IDD sert à l’accomplissement des tâches suivantes:²⁶⁶

a.

établir les données logistiques pour toutes les tâches de la logistique de l’armée;

b.

établir une base de données pour les besoins en informations logistiques des autres services autorisés;

c.

échanger des données entre les systèmes d’information de l’armée.

Le SI IDD contient les données suivantes:²⁶⁷

a.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction, la qualification et l’équipement dans l’armée et dans la protection civile;

b.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

c.²⁶⁸

les données nécessaires à l’échange de données selon l’art. 175, let. c.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SI IDD auprès:

a.

des commandements militaires;

b.

des services fédéraux et cantonaux compétents;

c.

des autres systèmes d’information de l’armée.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SI IDD aux services et personnes suivants:

a.

les commandements militaires et les unités administratives compétentes de la Confédération et des cantons, pour les données visées à l’art. 176, let. a et b;

b.

les services et personnes responsables des systèmes d’information de l’armée, pour les données visées à l’art. 176, let. c.

Les données du SI IDD sont conservées cinq ans au plus.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour la gestion intégrée des ressources (PSN).

Le PSN sert à la conduite de la logistique, du personnel et des finances de l’armée et des unités administratives du Groupement Défense; il sert plus particulièrement à l’accomplissement des tâches suivantes:

a.

garantir la disponibilité matérielle jusqu’au moment de la restitution de l’équipement personnel des militaires et du matériel de corps de la troupe;

b.

contrôler la remise de matériel de l’armée à des tiers et sa reprise;

c.

contrôler la remise, la reprise, le dépôt, la reprise préventive et le retrait de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt, mais aussi sa cession en propriété;

d.²⁷³

échanger des données avec la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, LArm²⁷⁴;

e.

administrer, exploiter et classer les données personnelles et les décomptes du personnel civil et du personnel militaire.

¹ Le PSN contient les données ci-après sur les militaires:

a.

l’identité et les données de contrôle, avec l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction militaire, l’engagement et l’équipement ainsi que le statut selon la LAAM²⁷⁵;

b.

la correspondance et le contrôle des affaires;

c.

les données sur le service militaire accompli;

d.

les données du service sanitaire nécessaires à l’équipement;

e.

les données fournies volontairement par les personnes concernées.

² Il contient les données ci-après sur les conscrits et les militaires ainsi que sur les personnes détenant une arme personnelle ou une arme en prêt:

a.

l’identité;

b.

les données sur la remise, la reprise, le dépôt, la reprise préventive et le retrait de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt;

c.

les données fournies volontairement par les personnes concernées;

d.

les données sur la cession en propriété de l’arme personnelle ou sur les motifs éventuels empêchant une telle cession;

e.

les notifications de l’Office central des armes sur les conscrits et les militaires à qui le droit d’acquérir, de posséder et de porter une arme a été refusé ou retiré en vertu de la LArm²⁷⁶.

³ Il contient les données de contrôle relatives à la remise et à la reprise de matériel de l’armée à des tiers ainsi que l’identité de ces derniers.

⁴ Il contient les données sur les candidats et sur les employés qui figurent respectivement dans le dossier de candidature et dans le dossier du personnel gérés selon la LPers²⁷⁷ et ses dispositions d’exécution.²⁷⁸

Les unités administratives du Groupement Défense collectent les données destinées à être versées au PSN auprès des services et personnes suivants:

a.

les militaires concernés ou leurs représentants légaux;

b.

les tiers;

c.

les candidats;

d.

les employés et leurs supérieurs hiérarchiques directs;

e.²⁷⁹

les unités administratives compétentes de la Confédération et des cantons, à partir des systèmes d’information de l’armée, de l’IGDP et de la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. c, LArm²⁸⁰.

¹ Les unités administratives du Groupement Défense donnent accès en ligne aux données du PSN aux services et personnes suivants:

a.

les personnes chargées, pour la Confédération et les cantons, de l’équipement des militaires et des tiers;

b.

les unités administratives du Groupement Défense qui sont responsables des données relatives à l’arme personnelle et à l’arme en prêt;

c.

les employés du Groupement Défense, pour la consultation des données les concernant et pour leur traitement;

d.

les services spécialisés du personnel, pour le traitement des données concernant les candidats et les employés de leur propre domaine;

e.

les unités administratives compétentes de la Confédération et des cantons, à partir des systèmes d’information de l’armée, du Système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale (BV PLUS) et de la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. c, LArm²⁸¹.

f.

en cas de transfert de personnel au sein du Groupement Défense, aux nouveaux services spécialisés du personnel et aux nouveaux supérieurs hiérarchiques aux fins visées aux let. d et e.

² Elles communiquent les données du PSN aux services et personnes ci-après pour l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles:

a.

les commandements et autorités militaires;

b.

les autorités pénales et les autorités d’exécution des peines compétentes qui en font la demande: l’identité et le numéro AVS des détenteurs d’armes personnelles ou d’armes en prêt;

c.

l’Office central des armes, dans la procédure automatisée:

1.

l’identité et le numéro AVS des militaires à qui l’arme personnelle a été cédée en propriété ainsi que le type et le numéro de l’arme,

2.²⁸²

les données du PSN concernant les décisions et les informations sur des motifs empêchant la remise de l’arme personnelle ainsi que sur sa reprise préventive ou son retrait, en vue de leur traitement dans la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, LArm²⁸³.

d.

le personnel de l’entreprise RUAG habilité à traiter les affaires d’équipement;

e.²⁸⁴

les unités administratives de la Confédération, par une interface avec l’IGDP;

f.

les tiers, lorsque les données concernées sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

¹ Les données du PSN sont conservées durant cinq ans à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée.

² Les données relatives à des tiers sont conservées durant cinq ans au plus à compter de la reprise du matériel de l’armée. Les données sur les armes en prêt sont conservées durant 20 ans à compter de la restitution des armes.

³ Les données concernant la remise, le dépôt, la reprise, la reprise préventive ou le retrait de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt sont conservées durant 20 ans à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou de la cession de l’arme personnelle en propriété.

⁴ Les données relatives aux employés qui sont contenues dans le dossier personnel sont conservées durant dix ans au plus à compter de la fin des rapports de travail qui les liaient au Groupement Défense. Les résultats des tests de personnalité et des évaluations du potentiel sont conservés durant cinq ans au plus. Les évaluations des prestations et les décisions fondées sur une appréciation sont conservées durant cinq ans, mais au plus tard jusqu’à la fin de la procédure si un litige est en cours.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information du tir hors du service (SaD).

Le SaD sert à l’administration et à l’exploitation des affaires relatives au tir hors du service dans les domaines suivants:²⁸⁸

a.

la planification, la réalisation et le contrôle des exercices fédéraux ainsi que des exercices de tir et des cours de tir;

b.

le contrôle de l’accomplissement du tir obligatoire;

c.

la commande des armes pour les cours de jeunes tireurs;

d.

l’imputation des prestations de la Confédération versées aux sociétés de tir reconnues ainsi que des prestations liées aux cours pour retardataires;

e.

la commande des munitions pour les sociétés de tir reconnues et les fêtes de tir;

f.

l’imputation des frais des commissaires dans le cadre du tir hors du service;

g.

la gestion des installations de tir.

Le SaD contient les données ci-après sur les militaires astreints au tir, les commissaires du tir hors du service, les sociétés de tir reconnues, leurs membres et les tireurs pour assurer le contrôle des tirs obligatoires et des autres tirs au profit de la défense nationale:²⁸⁹

a.

l’identité;

b.

le numéro AVS;

c.

les données de contrôle militaire, avec l’incorporation, le grade et la fonction;

d.

les numéros des armes;

e.

les restrictions en matière de remise de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt;

f.

les données administratives nécessaires à la réalisation des cours et au versement des indemnités;

g.

les données fournies volontairement par les personnes concernées.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SaD auprès des services et personnes suivants:²⁹⁰

a.

les sociétés de tir reconnues;

b.

les commissaires du tir hors du service;

c.

les autorités militaires.

¹ Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SaD aux services et personnes ci-après pour l’accomplissement de leurs tâches:²⁹¹

a.

les fédérations et sociétés de tir reconnues;

b.

les commissaires du tir hors du service;

c.

les personnes détenant une arme en prêt;

d.

les autorités militaires.

² Il communique à l’assurance-vieillesse et survivants, aux administrations fiscales et au service chargé des opérations de paiement les données du SaD qui sont nécessaires au décompte et à l’imputation visés à l’art. 179h.²⁹²

¹ Les données du SaD sont conservées cinq ans à compter de la dernière inscription sur la personne concernée.²⁹³

² Elles sont conservées durant deux ans au plus à compter des événements suivants:

a.

libération de l’obligation de servir dans l’armée des militaires astreints au tir;

b.

arrêt de l’activité de commissaire du tir hors du service;

c.

restitution de l’arme en prêt;

d.

décès.

Le Secrétariat général du DDPS exploite le Système d’information Master Data Management (MDM).

Le MDM sert à administrer et à établir des données concernant les partenaires actuels ou potentiels impliqués dans les processus d’affaires du DDPS relatifs aux domaines finances, acquisition, logistique, immobilier et personnel.

Le MDM contient les données ci-après concernant les partenaires actuels ou potentiels:

a.

le nom ou la raison de commerce;

b.

l’adresse;

c.

les coordonnées bancaires;

d.

les coordonnées;

e.

le sexe;

f.

la nationalité;

g.

la langue de correspondance;

h.

la catégorie d’étranger;

i.

la profession;

j.

la date de naissance;

k.

le numéro d’assurance sociale;

l.

la forme juridique;

m.

le numéro d’identification de l’entreprise (IDE), le numéro fiscal et d’autres numéros et codes d’enregistrement spécifiques aux entreprises;

n.

les données concernant une faillite;

o.

le statut du partenariat;

p.

les données de base logistiques, comme les données de base sur le matériel et les données sur la structure des systèmes, en lien avec le partenaire.

Le Secrétariat général du DDPS collecte les données destinées à être versées au MDM:

a.

auprès des partenaires actuels ou potentiels;

b.

auprès des unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes;

c.

à partir du système d’information de la Confédération exploité en dehors du DDPS au profit du Master Data Management, par une interface;

d.

auprès des fournisseurs et des fabricants de matériel suisses et étrangers.

Le Secrétariat général du DDPS donne accès en ligne aux données du MDM aux services et personnes chargés des processus d’affaires du DDPS relatifs aux domaines finances, acquisition, logistique, immobilier et personnel.

¹ Les données du MDM sont conservées après la fin des rapports d’affaires avec un partenaire pendant:

a.

10 ans, pour les données visées à l’art. 179o, let. a à o;

b.

50 ans, pour les données visées à l’art. 179o, let. p.

² S’il est établi qu’une personne n’est pas un partenaire, ses données sont conservées deux ans.