¹ La presente ordinanza si applica:

a.

alle unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale di cui all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 1998² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA);

b.

alle autorità, organizzazioni e persone di cui all’articolo 2 capoverso 2 dell’ordinanza del 25 novembre 2020³ sulla trasformazione digitale e l’in­formatica (OTDI) che s’impegnano a rispettarla.⁴

² I dipartimenti e la Cancelleria federale possono prevedere in un’ordinanza di assog­gettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell’Am­ministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all’arti­colo 7a OLOGA, se tali unità non sono autorizzate ad archiviare i loro affari in manie­ra autonoma.

³ Le disposizioni della presente ordinanza sulle competenze in seno all’Amministra­zione federale (sezione 4) si applicano soltanto se è in uso il sistema di gestione degli affari fornito dal servizio standard delle TIC GEVER (sistema GEVER standardizzato).

⁴ La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede deroghe.

¹ L’Amministrazione federale tratta le informazioni pertinenti agli affari in sistemi di gestione elettronica degli affari.

² Sono considerate pertinenti a un affare le informazioni necessarie a documentare l’attività amministrativa ai sensi dell’articolo 22 OLOGA⁵.

³ È considerato sistema di gestione degli affari ogni sistema informatico che, ai sensi dell’articolo 57h LOGA, serve alla registrazione, alla gestione, all’indicizzazione e al controllo della corrispondenza e degli affari.

¹ Le unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale impiegano il siste­ma GEVER standardizzato.

² Per compiti specifici, possono inoltre impiegare un sistema di gestione degli affari non standardizzato secondo la presente ordinanza, se le seguenti condizioni sono adempiute:

a.

l’adempimento dei compiti non può essere supportato in modo adeguato con il sistema GEVER standardizzato e l’acquisto, lo sviluppo e l’esercizio del sistema non standardizzato, considerati tutti i costi, è nel complesso più vantaggioso per la Confederazione;

b.

la condizione di cui alla lettera a è dimostrata da un’analisi documentata;

c.

il dipartimento competente rispettivamente la Cancelleria federale ha dato il suo consenso.

¹ Le informazioni pertinenti agli affari non possono essere gestite parallelamente in più sistemi.

² Possono essere trattate temporaneamente fuori dai sistemi di gestione degli affari, in particolare per consentire la cooperazione con servizi esterni alla Confederazione. Al termine dei lavori, le informazioni pertinenti agli affari devono essere reinserite nel rispettivo sistema di gestione degli affari.

¹ Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma car­tacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digitalizzazione.

² Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.

³ Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizzazione. I documenti non sono distrutti:

a.

fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;

b.

fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di documenti nelle loro direttive organizzative (art. 10);

c.

fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;

d.

se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale.

⁴ Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.

¹ L’attività delle unità amministrative si fonda fra l’altro sulla gestione degli affari regolare; questa consiste segnatamente nella registrazione sistematica dei processi inerenti agli affari nonché nella gestione delle informazioni che ne risultano.

² Le informazioni registrate nel corso della durata di un affare devono documentarlo in modo completo e affidabile.

¹ Nei loro sistemi di gestione degli affari, le unità amministrative definiscono un sistema di ordinamento.

² Le informazioni sono archiviate in dossier. Ogni dossier è attribuito in modo uni­voco a una posizione del sistema di ordinamento.

³ Se necessario, i dossier possono essere suddivisi ulteriormente.

¹ Il sistema di ordinamento comprende tutti i compiti dell’unità amministrativa ed è strutturato in base a questi. Deve essere adeguatamente dettagliato, estensibile e de­ve avere una sistematicità uniforme.

² Per consentire la gestione automatizzata delle informazioni durante il loro intero ciclo di vita, sono attribuiti metadati per indicare la responsabilità, il termine di con­servazione, la protezione dei dati, la classificazione, i diritti di accesso e il valore archivistico.

Le informazioni prive di valore archivistico possono essere distrutte alla scadenza del termine di conservazione stabilito dall’unità amministrativa, a meno che altri atti normativi ne prescrivano una conservazione più lunga.

¹ Le unità amministrative emanano direttive organizzative.

² Le direttive organizzative disciplinano la struttura e lo svolgimento della gestione degli affari mediante la definizione di compiti, responsabilità, procedure e mezzi.

³ Le unità amministrative aggiornano costantemente le loro direttive organizzative.

⁴ Verificano regolarmente se le loro direttive organizzative sono rispettate.

¹ Le informazioni classificate CONFIDENZIALE conformemente all’articolo 6 or­dinanza del 4 luglio 2007⁶ sulla protezione delle informazioni sono crittate nel siste­ma di gestione degli affari.

² Le informazioni classificate SEGRETO conformemente all’articolo 5 dell’ordinan­za sulla protezione delle informazioni non possono essere trattate nei sistemi di ge­stione degli affari.

Ogni unità amministrativa è responsabile della protezione dei dati nell’ambito del proprio sistema di gestione degli affari.

I sistemi di gestione degli affari registrano gli accessi alle informazioni, la stampa e la spedizione di informazioni nonché le modifiche della classificazione e delle auto­rizzazioni di accesso.

I sistemi di gestione degli affari consentono di associare conferme elettroniche alle informazioni, in particolare per attestarne la presa di conoscenza oppure per ottenere o concedere un’autorizzazione.