Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema automatizzato di gestione dei mandati (sistema) del Servizio linguistico del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio linguistico DFAE).
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172.010.60
Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE
del 20 giugno 2018 (Stato 1° agosto 2018)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,
ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 2 Scopo del sistema
Il sistema consente al Servizio linguistico DFAE:
- a.
- il ricevimento e la consegna di mandati di clienti relativi a prestazioni linguistiche (art. 5 cpv. 1 lett. a) tramite il portale online;
- b.
- la registrazione e la gestione di mandati;
- c.
- l’attribuzione di mandati a traduttori interni ed esterni;
- d.
- la gestione delle risorse;
- e.
- l’elaborazione di statistiche e rapporti;
- f.
- il controllo dei mandati;
- g.
- la tracciabilità dell’assegnazione e del disbrigo dei mandati.
Art. 3 Autorità responsabile
Il Servizio linguistico DFAE è responsabile del sistema.
Art. 4 Struttura
Il sistema consiste in una banca dati con due portali online per l’accesso rispettivamente dall’interno del DFAE e dall’esterno del DFAE.
Sezione 2: Dati e diritti di trattamento dei dati
Art. 5 Dati personali registrati nel sistema
1 Il sistema contiene i dati delle persone seguenti:
- a.
- collaboratori del DFAE che commissionano prestazioni linguistiche (clienti);
- b.
- collaboratori del Servizio linguistico DFAE;
- c.
- traduttori esterni che ricevono i mandati di traduzione.
2 I dati sono riportati nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
1 Per i clienti e i collaboratori del Servizio linguistico DFAE, l’indirizzo di posta elettronica e i dati concernenti l’unità organizzativa provengono dall’archivio centralizzato delle identità gestito dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione conformemente all’articolo 13 capoversi 1 e 4 dell’ordinanza del 19 ottobre 20162 sui sistemi di gestione delle identità e sui servizi di elenchi della Confederazione. Tali dati non possono essere modificati. I dati concernenti l’impiego dei collaboratori del Servizio linguistico DFAE sono registrati dal Servizio linguistico DFAE.
2 Per i traduttori esterni la registrazione dell’indirizzo di posta elettronica e dei dati concernenti l’impiego è effettuata dal Servizio linguistico DFAE.
3 Gli altri dati sono registrati autonomamente dalle persone interessate; le stesse possono trattarli in qualsiasi momento.
4 Gli altri diritti di trattamento sono riportati nell’allegato.
5 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per l’adempimento dei propri compiti.
6 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 7 Documenti
Nel sistema possono essere immessi tutti i documenti relativi ai mandati registrati.
Art. 8 Distruzione di serie di dati
1 Fatto salvo il capoverso 2, i dati sono distrutti dodici mesi dopo l’ultimo accesso.
2 I dati seguenti sono distrutti dieci anni dopo l’ultimo accesso:
- a.
- cognome;
- b.
- nome;
- c.
- secondo nome;
- d.
- indirizzo di posta elettronica (nome utente);
- e.
- dati concernenti l’unità organizzativa;
- f.
- ragione sociale.
Sezione 3: Diritti di accesso e gestione
Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
2 L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.
3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte del Servizio linguistico DFAE.
Art. 10 Concessione del diritto di accesso
1 Il responsabile delle applicazioni concede i diritti di accesso individuali agli utenti del sistema.
2 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 4: Sicurezza dei dati
Art. 11 Obblighi di diligenza
1 Il Servizio linguistico DFAE provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
2 Esso garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati
Il Servizio linguistico DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Tale regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13 Verbale
1 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
2 I verbali sono conservati al massimo per un anno.
Sezione 5: Entrata in vigore
Art. 14
La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2018.
Allegato
(art. 5 cpv. 2 e 6 cpv. 4)
Dati e diritti di trattamento
Abbreviazioni e legenda
Persone con diritti di accesso | Diritti di trattamento | ||
Clienti | Collaboratori del DFAE che ricorrono a prestazioni linguistiche | A | Pieni diritti di trattamento dei dati |
Coordinatori | Collaboratori del Servizio linguistico DFAE con funzioni di coordinamento | B | Diritto di lettura |
Traduttori interni | Traduttori che sono collaboratori del Servizio linguistico DFAE | ||
Traduttori esterni | Traduttori che eseguono mandati per conto del Servizio linguistico DFAE |
A. Dati dei clienti
Dati | Clienti | Coordinatori | Traduttori interni | Traduttori esterni |
Appellativo | – | – | – | – |
Cognome | – | B | B | B |
Nome | – | B | B | B |
Secondo nome | – | B | B | B |
Sesso | – | – | – | – |
Indirizzo di posta elettronica | – | B | B | B |
Indirizzi di posta elettronica per la consegna | – | – | – | – |
Telefono | – | B | B | B |
Cellulare | – | B | B | B |
Fax | – | – | – | – |
Centro di costo | – | A | – | – |
Dati concernenti l’unità organizzativa | – | A | B | – |
Fuso orario | – | – | – | – |
Lingua di corrispondenza | – | – | – | – |
B. Dati dei coordinatori
Dati | Clienti | Coordinatori | Traduttori interni | Traduttori esterni |
Cognome | B | B | B | B |
Nome | B | B | B | B |
Secondo nome | B | B | B | B |
Titolo | – | – | – | – |
Indirizzo di posta elettronica (nome di login) | B | B | B | B |
Secondo indirizzo di posta elettronica | – | – | – | – |
Ditta | – | – | – | – |
Indirizzo (ufficio) | – | – | – | – |
NPA e luogo di lavoro | – | – | – | – |
Paese | – | – | – | – |
Centro di costo | – | – | – | – |
Telefono | B | B | B | B |
Cellulare | B | B | B | B |
Lingua di corrispondenza | – | – | – | – |
C. Dati dei traduttori interni
Dati | Clienti | Coordinatori | Traduttori interni | Traduttori esterni |
Titolo | – | – | – | – |
Appellativo | – | – | – | – |
Cognome | – | B | B | B |
Nome | – | B | B | B |
Secondo nome | – | B | B | B |
Sigla | – | – | – | – |
Indirizzo di posta elettronica (nome utente) | – | B | B | B |
Indirizzo (ufficio) | – | B | B | – |
NPA e luogo di lavoro | – | B | B | – |
Paese | – | – | – | – |
Telefono | – | B | B | B |
Cellulare | – | B | B | B |
Lingua di corrispondenza | – | – | – | – |
Settore di specializzazione | – | B | – | – |
Prestazione e tempo | – | B | – | – |
Combinazioni linguistiche (lingue di partenza e di arrivo) | – | B | – | – |
Lingua di arrivo di appartenenza | – | – | – | – |
Orari di lavoro (disponibilità) | – | B | – | – |
Dati concernenti l’impiego (durata e tipo) | – | A | – | – |
D. Dati dei traduttori esterni
Dati | Clienti | Coordinatori | Traduttori interni | Traduttori esterni |
Cognome | – | B | B | B |
Nome | – | B | B | B |
Secondo nome | – | B | B | B |
Sigla | – | – | – | – |
Sesso | – | – | – | – |
Appellativo | – | – | – | – |
Indirizzo di posta elettronica (nome utente); | – | B | B | B |
Secondo indirizzo di posta elettronica | – | – | – | – |
Indirizzo | – | B | B | – |
NPA e luogo | – | B | B | – |
Paese | – | – | – | – |
Telefono | – | B | B | B |
Cellulare | – | B | B | B |
Fax | – | – | – | – |
Ragione sociale | – | B | B | – |
Tipo di organizzazione (ruolo) | – | B | – | – |
Sito web | – | B | B | – |
Lingua di corrispondenza | – | – | – | – |
Fuso orario | – | – | – | – |
Settore di specializzazione | – | B | – | – |
Combinazioni linguistiche | – | B | – | – |
Prestazioni e tariffe incl. valuta e tariffa oraria | – | B | – | – |
Capacità (disponibilità) | – | B | – | – |
Dati concernenti l’impiego (durata e tipo) | – | A | – | – |
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