¹ La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).

² L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.

³ L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:

a.

gli impiegati del DFAE;

b.

altri impiegati dell’Amministrazione federale;

c.

i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministra­zione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);

d.

i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

¹ Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.

² Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013³ sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che pos­sono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

³ I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

¹ Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:

a.

gli impiegati del DFAE;

b.

altri impiegati dell’Amministrazione federale;

c.

i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;

² Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:

a.

le persone di cui al capoverso 1;

b.

i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

¹ Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.

² Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.

³ I diritti d’accesso possono essere limitati.

¹ Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).

² Il numero personale non è visibile.

³ Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.

⁴ L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.

⁵ I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

¹ L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.

² Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

¹ Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

² Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

¹ La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.

² Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

¹ La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono disciplinate:

a.

dall’ordinanza del 14 giugno 1993⁴ relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;

b.

dall’ordinanza del 27 maggio 2020⁵ sui ciber-rischi.⁶

² La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

¹ Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.

² I verbali sono conservati per sei mesi.

¹ I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

² I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

³ I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.

⁴ Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.