La presente ordinanza disciplina il trattamento da parte della FINMA dei dati personali dei candidati, degli impiegati e degli ex impiegati, nonché delle persone in formazione (dati del personale).

¹ La sezione Risorse umane è responsabile dei dati del personale e del loro trattamento.

² La sezione Tecnologie dell’informazione e della comunicazione garantisce la gestione tecnica dei sistemi d’informazione.

³ La direzione della FINMA disciplina in un regolamento per il trattamento dei dati:

a.

le misure organizzative e tecniche per la garanzia della sicurezza dei dati;

b.

il controllo del trattamento dei dati; e

c.

i diritti di accesso e di consultazione delle singole categorie di collaboratori della FINMA.

¹ I dati del personale su supporto cartaceo sono conservati sotto chiave.

² I collaboratori della FINMA competenti per il trattamento dei dati adottano nel proprio ambito misure organizzative e tecniche adeguate per garantire la sicurezza dei dati del personale.

Le persone interessate possono far valere il proprio diritto d’accesso alle informazioni, di rettifica e di cancellazione dei dati presso la sezione Risorse umane.

¹ La sezione Risorse umane informa i collaboratori prima che i loro dati relativi all’attività professionale vengano pubblicati in Intranet, in un organo di pubblicazione interno o su un albo. I dati personali degni di particolare protezione non vengono pubblicati.

² L’informazione indica la forma della pubblicazione prevista e menziona che gli impiegati che si oppongono alla pubblicazione possono segnalarlo per scritto in qualsiasi momento.

³ I dati del personale possono essere comunicati a terzi, in particolare ai nuovi datori di lavoro, soltanto previo consenso scritto della persona interessata oppure se sussiste una base legale.

I candidati presentano la loro candidatura in forma elettronica.

Il dossier di candidatura può contenere i dati elencati nell’allegato 1.

¹ La sezione Risorse umane e le persone responsabili della selezione dei candidati elaborano i dati dei dossier di candidatura, per quanto sia necessario allo svolgimento della procedura di candidatura.

² Al termine della procedura di candidatura, i dati dei candidati assunti sono trasferiti nel dossier personale e nel sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale.

³ I dati dei candidati non assunti dalla FINMA sono distrutti entro tre mesi dal termine della procedura di candidatura. La durata di conservazione può essere prorogata se i dati sono necessari per il trattamento di un ricorso secondo l’articolo 13 capoverso 2 della legge federale del 24 marzo 1995² sulla parità dei sessi. Sono fatti salvi accordi particolari con i candidati.

¹ Il consenso esplicito dei candidati è necessario per i seguenti accertamenti:

a.

l’esecuzione di test della personalità e dell’integrità;

b.

la richiesta di referenze.

² Prima dell’esecuzione dei test della personalità e dell’integrità i candidati devono essere informati su:

a.

lo scopo dei test;

b.

l’utilizzazione dei risultati dei test;

c.

la cerchia di persone che viene informata su questi risultati.

³ I test dell’integrità vengono svolti solo se ciò è necessario per tutelare gli interessi della FINMA.

Il sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori (sistema di reclutamento elettronico) serve a mettere a concorso i posti di lavoro e a svolgere in via elettronica la procedura di candidatura.

Il sistema di reclutamento elettronico contiene i posti da mettere a concorso, con le informazioni necessarie, e i dati dei dossier di candidatura di cui all’allegato 1.

La sezione Risorse umane accorda per ogni singolo caso i diritti d’accesso alle persone responsabili della selezione dei candidati.

Il dossier personale può contenere i dati elencati nell’allegato 2.

¹ La sezione Risorse umane e i superiori elaborano i dati del dossier personale, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.

² Le sezioni Revisione interna e Diritto e compliance elaborano i dati in relazione a casi specifici, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti. La sezione Risorse umane accorda nel singolo caso l’accesso ai dati.

¹ I dati del dossier personale sono conservati per un periodo di dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.

² I risultati dei test della personalità e dell’integrità e delle valutazioni delle potenzialità sono conservati per cinque anni dopo il rilevamento dei dati e poi distrutti.

³ Le valutazioni delle prestazioni e le decisioni basate su una valutazione, come pure i dati sulla salute, sulle misure sociali, amministrative, di diritto delle esecuzioni e di diritto penale sono conservati per un periodo di cinque anni al massimo dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.

⁴ I dati di cui al capoverso 3 possono essere conservati eccezionalmente più a lungo se una controversia concernente pretese derivanti dal rapporto di lavoro lo giustifica. In un simile caso sono conservati al più tardi fino alla conclusione della procedura e poi distrutti.

Il sistema d’informazione per i dossier personali (sistema d’informazione dossier personale elettronico) serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i dati del personale.

I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce dai sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nel sistema d’informazione dossier personale elettronico.

Hanno accesso:

a.

la sezione Risorse umane: a tutti i dossier personali;

b.

i collaboratori: al proprio dossier personale;

c.

i superiori: ai dati dei dossier personali dei loro collaboratori, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.

I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale servono ad amministrare e gestire i dati del personale nei seguenti ambiti:

a.

reclutamento del personale;

b.

impiego e fidelizzazione del personale;

c.

sviluppo del personale e dell’organizzazione;

d.

pianificazione del personale;

e.

controllo della gestione del personale;

f.

amministrazione del personale e degli stipendi;

g.

risoluzione del rapporto di lavoro.

I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale possono contenere i dati elencati nell’allegato 3.

Le sezioni Risorse umane, Finanze e Revisione interna come pure i superiori elaborano i dati ripresi dai sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.

I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nonché nel sistema d’informazione dossier personale elettronico.

¹ Hanno accesso:

a.

la sezione Risorse umane: a tutti i dati;

b.

la sezione Finanze: ai dati nell’ambito del controllo della gestione del personale e della pianificazione del personale;

c.

i collaboratori: ai propri dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e alle spese, nonché ai propri dati concernenti le valutazioni delle prestazioni e lo sviluppo del personale;

d.

i superiori: ai dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e alle spese dei propri collaboratori e ai loro dati concernenti le valutazioni delle prestazioni e lo sviluppo del personale.

² La sezione Risorse umane accorda nel singolo caso alla sezione Revisione interna un diritto d’accesso, limitato nel tempo, ai dati necessari per l’adempimento dei suoi compiti.

I dati del personale possono essere trasmessi automaticamente tramite interfacce all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale al fine di adempiere gli obblighi legali, in particolare:

a.

all’Ufficio centrale di compensazione della Confederazione per la verifica, la determinazione e il conteggio dei diritti in materia di assicurazioni sociali derivanti dall’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti, dall’assicurazione per l’invalidità e dall’indennità di perdita di guadagno;

b.

alla Cassa pensioni della Confederazione per la comunicazione, l’amministrazione e il conteggio dei contributi previdenziali;

c.

all’Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni per la comunicazione, l’amministrazione e il conteggio dei diritti derivanti da infortuni;

d.

alle competenti autorità fiscali per l’adempimento degli obblighi di notifica a fini fiscali cui sono tenuti i datori di lavoro;

e.

all’Ufficio federale di statistica per l’adempimento degli obblighi di fornire informazioni statistiche cui sono tenuti i datori di lavoro.

I dati sono conservati nei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale per un periodo di dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2021.