La presente ordinanza disciplina le competenze, il trattamento e la comunicazione di dati personali e i requisiti in materia di sicurezza delle informazioni per i sistemi di gestione delle identità (sistemi IAM⁵), i servizi di elenchi e l’archivio centralizzato delle identità della Confederazione.

¹ La presente ordinanza si applica alle unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale di cui all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 1998⁶ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA).

² Fatte salve disposizioni di diverso tenore previste dal diritto federale in materia di organizzazione, le autorità e i servizi seguenti possono impegnarsi mediante un ^{accordo a rispettare la presente ordinanza e le prescrizioni e direttive che ne deri­vano:}

a.

unità dell’Amministrazione federale decentralizzata di cui all’articolo 7a OLOGA;

b.

altre autorità federali;

c.

organizzazioni e persone di diritto pubblico o privato al di fuori dell’Ammi­nistra­zione federale alle quali sono però attribuiti compiti dell’Amministra­zione federale (art. 2 cpv. 4 LOGA);

d.

istituzioni con scopi pubblici vicine alla Confederazione, se i loro sistemi devono essere collegati a quelli dell’Amministrazione federale.

¹ Lo scopo di un sistema IAM consiste nell’amministrare in modo raggruppato i dati sull’identità e sui diritti di persone, macchine e sistemi per metterli a disposizione, su richiesta, di sistemi a valle e di altri sistemi IAM.

² I sistemi a valle sono applicazioni specifiche oppure sistemi che consentono di accedere a informazioni, strumenti informatici, locali e altre infrastrutture.

³ In quanto sistema a monte, il sistema IAM verifica l’identità e determinate caratteristiche, rilevanti ai fini dei diritti, di persone, macchine e sistemi che vogliono accedere a un sistema a valle e ne trasmette il risultato al sistema d’informazione a valle affinché possa accertare tali diritti.

Lo scopo di un servizio di elenchi consiste nel gestire informazioni sugli utenti delle infrastrutture della Confederazione al fine di identificare le persone e amministrare i dispositivi, le connessioni, i dati relativi ai contatti e simili a loro assegnati.

¹ Gli organi federali responsabili dei sistemi IAM sono:

a.⁷

il settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della Cancelleria federale (settore TDT della CaF), per tutti i sistemi IAM offerti come servizi standard o esplicitamente attribuiti al settore TDT della CaF;

b.

la Direzione delle risorse del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per il sistema IAM gestito dall’unità Informatica DFAE;

c.⁸

la Segreteria generale del Dipartimento federale della difesa, della prote­zione della popolazione e dello sport per il sistema IAM gestito dalla Base d’aiuto alla condotta (BAC) dell’Esercito svizzero;

d.

la Segreteria generale del Dipartimento federale dell’economia, della formazione e della ricerca (DEFR) per il sistema IAM gestito presso il Centro servizi informatici DEFR (CSIeco).

² Il servizio tecnico competente rimane responsabile del sistema a valle, in partico­lare dell’accesso ad esso.

Gli organi federali responsabili dei servizi di elenchi esterni ai sistemi IAM sono:

a.

il settore TDT della CaF⁹ per i servizi standard;

b.

per gli altri elenchi, i fornitori di prestazioni informatiche che gestiscono tali sistemi, più precisamente:

1.

l’unità Informatica DFAE della Direzione delle risorse del DFAE,

2.

il Centro servizi informatici del Dipartimento federale di giustizia e polizia (CSI-DFGP),

3.

la BAC,

4.

l’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT),

5.

il CSIeco.

Le persone interessate fanno valere i propri diritti relativi ai sistemi IAM e ai servizi di elenchi presso i seguenti servizi:

a.

diritto di lettura: presso gli organi responsabili;

b.

diritto di correzione e cancellazione dei dati: presso il servizio del personale della loro unità amministrativa od organizzazione oppure presso il servizio competente per l’aggiornamento dei loro dati.

¹ Nei sistemi IAM e nei servizi di elenchi possono essere trattati dati relativi alle seguenti persone:

a.

collaboratori dell’Amministrazione federale centrale secondo l’articolo 7 OLOGA¹⁰;

b.

collaboratori dell’Amministrazione federale decentralizzata secondo l’arti­colo 7a OLOGA;

c.

membri dell’Assemblea federale e collaboratori dei Servizi del Parlamento secondo il titolo quarto, capitolo 7 della legge del 13 dicembre 2002¹¹ sul Parlamento;

d.

persone elette dall’Assemblea federale secondo l’articolo 168 della Costituzione federale¹²;

e.

collaboratori del Tribunale federale, del Tribunale amministrativo federale, del Tribunale penale federale e del Tribunale federale dei brevetti, sempre che la legislazione non preveda diversamente;

f.

collaboratori del Ministero pubblico della Confederazione secondo gli articoli 7–22 della legge del 19 marzo 2010¹³ sull’organizzazione delle autorità penali (LOAP);

g.

collaboratori della segreteria dell’autorità di vigilanza sul Ministero pub­blico della Confederazione secondo l’articolo 27 capoverso 2 LOAP;

h.¹⁴

militari e militi della protezione civile.

² Inoltre possono essere trattati dati di collaboratori delle seguenti imprese a condizione che essi siano regolarmente in contatto con i servizi di cui al capoverso 1:

a.

Ferrovie federali svizzere;

b.

La Posta Svizzera;

c.

RUAG;

d.

Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni.

³ Nei sistemi IAM e nei servizi di elenchi possono essere inoltre trattati dati sulle seguenti persone:

a.

persone esterne che svolgono attività per i servizi di cui ai capoversi 1 o 2;

b.

persone esterne che per altri motivi hanno accesso a informazioni, strumenti informatici, locali e altre infrastrutture dell’Amministrazione federale.

Oltre ai dati di cui all’articolo 8, nei sistemi IAM possono essere trattati dati delle persone seguenti:

a.

collaboratori di autorità cantonali o comunali se queste persone utilizzano sistemi informatici messi a disposizione dalla Confederazione;

b.

privati e rappresentanti di organizzazioni che accedono a sistemi informatici messi a disposizione dalla Confederazione come le applicazioni per il Governo elettronico.

Oltre ai dati di cui all’articolo 8, nei servizi di elenchi possono essere trattati dati di collaboratori di autorità cantonali o comunali nonché di altre imprese vicine alla Confederazione diverse da quelle menzionate nell’articolo 8 capoverso 2, che utilizzano un certificato digitale della Confederazione.

¹ Nei sistemi IAM, nei servizi di elenchi e nell’archivio centralizzato delle identità di cui all’articolo 13 possono essere trattati dati personali conformemente all’allegato.

² In questi sistemi non possono essere trattati profili personali.

³ In assenza di una base legale specifica in materia, in questi sistemi non possono essere trattati dati personali degni di particolare protezione.

⁴ I dati riguardanti persone secondo l’articolo 8 che nell’allegato sono contrassegnati con un asterisco possono essere pubblicati in un elenco di persone accessibile a tutti coloro che vi sono riportati.

¹ I sistemi IAM e i servizi di elenchi possono ottenere automaticamente dati delle persone registrate nel sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale (SIGDP) conformemente all’articolo 34 dell’ordinanza del 22 novembre 2017¹⁵ sulla protezione dei dati personali del personale federale.¹⁶

² Possono ottenere automaticamente dai rispettivi servizi di cui all’articolo 8 dati di persone non registrate in SIGDP¹⁷, a condizione che il gruppo di persone interes­sato necessiti di principio l’accesso a sistemi d’informazione o ad altre risorse della Confederazione.

³ Possono ottenere automaticamente dai singoli sistemi d’informazione dati di persone esterne che accedono regolarmente alle risorse della Confederazione.

¹ L’UFIT gestisce un archivio centralizzato delle identità per distribuire dati degli utenti ai diversi sistemi IAM e ai servizi di elenchi. In questo archivio possono essere trattati tutti i dati personali conformemente all’allegato. L’organo federale responsabile è il settore TDT della CaF.

² La SIGDP trasmette regolarmente, se disponibili, i dati conformemente all’allegato all’archivio centralizzato delle identità. Tutti i dati personali ottenuti automaticamente dalla SIGDP sono distribuiti mediante questo archivio. Fanno eccezione i dati personali di base nel sistema SAP standard ottenuti direttamente per i sistemi SAP autorizzati.

³ I dati personali secondo l’articolo 8 capoverso 1 lettera c e capoverso 3 sono messi a disposizione dei Servizi del Parlamento affinché possano essere ripresi e armonizzati.

⁴ I dati possono essere messi a disposizione automaticamente di altri sistemi d’informazione interni alla Confederazione per essere ripresi e armonizzati a condizione che il sistema interessato:

a.

sia dotato di una base legale e di un regolamento per il trattamento secondo l’articolo 21 dell’ordinanza del 14 giugno 1993¹⁸ relativa alla legge sulla protezione dei dati (OLPD); e

b.

sia notificato all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza oppure non sottostia all’obbligo di notifica conformemente all’arti­colo 18 OLPD.

⁵ I dati necessari per la pubblicazione nell’Annuario federale secondo l’articolo 5 dell’ordinanza del 29 ottobre 2008¹⁹ sull’organizzazione della Cancelleria federale sono trasmessi regolarmente alla Cancelleria federale.

¹ Se una persona non rientra più nel campo d’applicazione della presente ordinanza, i suoi dati nei sistemi IAM e nei servizi di elenchi sono distrutti al più tardi dopo due anni.

² Sono fatte salve le disposizioni sulla distruzione di dati biometrici secondo l’articolo 2a LSIM.²⁰

¹ Se un sistema d’informazione in precedenza autonomo viene connesso a un sistema IAM e se a quest’ultimo viene affidata la verifica delle identità e di determinate proprietà personali rilevanti ai fini dei diritti, i relativi dati personali possono essere importati nel sistema IAM.

² Nel sistema IAM, per ogni sistema d’informazione a valle deve essere tenuto un elenco dei dati personali che possono essere comunicati al sistema d’informazione a valle in base alla presente ordinanza e alle basi legali del sistema a valle.

Il sistema IAM autentica persone, macchine o sistemi che richiedono l’accesso a un sistema d’informazione a valle, verifica i dati necessari concernenti l’identità e le altre proprietà e attestazioni necessarie e trasmette al sistema a valle il risultato di tale verifica con i dati concernenti l’identità, le proprietà e le attestazioni rilevati.

¹ Se un sistema d’informazione della Confederazione è gestito su mandato di quest’ultima da un gestore esterno oppure se persone di cui all’articolo 8 capoversi 1 o 3 lettera a devono accedere a sistemi d’informazione esterni, i dati personali necessari a tale fine possono essere comunicati in modo automatizzato al gestore esterno a partire da sistemi d’informazione concernenti il personale, dall’archivio centralizzato delle identità o da sistemi IAM.

² A tal fine il servizio competente del sistema d’informazione gestito esternamente o che necessita l’accesso al sistema d’informazione esterno formula una richiesta scritta, specificando le persone interessate, e la invia tramite il responsabile per la protezione dei dati competente all’organo federale responsabile del sistema d’informazione che fornisce i dati richiesti.

³ Nella richiesta il servizio responsabile secondo il capoverso 2 si impegna per scritto a rispettare la legislazione federale sulla protezione dei dati, a utilizzare i dati esclusivamente per lo scopo previsto e a proteggerli conformemente allo stato della tecnica. All’organo federale responsabile del sistema d’informazione che fornisce i dati richiesti deve essere accordato un diritto di ispezione.

⁴ Le persone interessate devono essere previamente informate.

¹ I gestori interni ed esterni di componenti di un sistema IAM devono disporre di direttive documentate sulla sicurezza delle informazioni e sulla gestione dei rischi. In particolare, ogni organo responsabile di un sistema secondo la presente ordinanza emana un regolamento per il trattamento secondo l’articolo 21 OLPD²¹.

² I sistemi IAM che non sono gestiti da servizi secondo l’articolo 2 o su loro man­dato, possono essere collegati a sistemi IAM interni alla Confederazione solo se soddisfano i requisiti minimi predefiniti in materia di sicurezza delle informazioni.

³ Per accedere a determinati sistemi d’informazione il servizio competente o il settore TDT della CaF possono esigere il rispetto di requisiti più severi e la presenza di determinate certificazioni.

⁴ Il settore TDT della CaF disciplina in istruzioni i requisiti in materia di sicurezza e le procedure da rispettare.

¹ Per verificare l’identità del richiedente, l’emittente di uno strumento di identificazione può esigere l’esibizione del passaporto, della carta d’identità svizzera o di un documento d’identità riconosciuto per l’ingresso in Svizzera.

² Può registrare una foto o una firma del richiedente oppure può utilizzare foto o firme già memorizzate nel sistema per confrontarle con il documento d’identità.

³ I dati utilizzati per l’identificazione sono salvati insieme a quelli relativi allo strumento di identificazione. Se i requisiti in materia di sicurezza concernenti lo strumento di identificazione interessato lo esigono, può essere salvata anche una copia dei documenti d’identità utilizzati per l’identificazione.

I sistemi IAM dell’Amministrazione federale possono essere collegati con i sistemi IAM dei Servizi del Parlamento o dell’esercito al fine di costituire un sistema glo­bale.

I seguenti sistemi esterni IAM possono essere collegati ai sistemi IAM della Confederazione per consentire l’accesso delle persone ivi registrate alle risorse della Confederazione, a condizione che siano soddisfatte le condizioni e le procedure secondo gli articoli 22 e 23:

a.

sistemi IAM comprendenti collaboratori cantonali e comunali secondo l’articolo 9 lettera a;

b.

sistemi IAM riconosciuti dal settore TDT della CaF previsti per la rete per le identificazioni nell’ambito del Governo elettronico;

c.

sistemi IAM esteri o reti estere per le identificazioni il cui collegamento è previsto in un trattato internazionale; oppure

d.

registri degli attributi che mettono a disposizione per l’utilizzo dati relativi alle funzioni professionali conformemente alla lettera b dell’allegato.

¹ Il servizio competente invia la richiesta di collegamento di un sistema IAM esterno a un sistema IAM della Confederazione all’organo federale responsabile secondo l’articolo 5.

² La richiesta contiene in particolare:

a.

lo scopo del collegamento;

b.

le basi legali e le altre regolamentazioni relative al sistema da collegare;

c.

una descrizione tecnica del sistema da collegare;

d.

i documenti che comprovano il rispetto dei requisiti in materia di sicurezza dell’informazione secondo l’articolo 18 capoverso 2 o 3;

e.

un parere favorevole del dipartimento competente;

f.

il parere a sostegno espresso da almeno un servizio responsabile di un sistema a valle al quale si intende accedere attraverso il sistema IAM da collegare.

¹ La decisione in merito alla richiesta di collegamento spetta all’organo federale responsabile del sistema IAM della Confederazione interessato.

² Se il sistema IAM esterno deve essere collegato, oltre al sistema IAM direttamente collegato, anche ad altri sistemi IAM della Confederazione, per l’approvazione della richiesta è necessario il consenso del settore TDT della CaF.

³ L’organo federale responsabile stipula l’accordo con il servizio richiedente, ne informa il settore TDT della CaF e conferisce il mandato per il collegamento al fornitore di prestazioni competente.

⁴ Le richieste di modiche o disattivazioni sono trattate analogamente alle richieste di collegamento.

¹ I sistemi IAM della Confederazione possono essere collegati, in qualità di fornitori di informazioni inerenti all’identificazione e all’autenticazione, a un sistema IAM esterno o a una rete esterna per le identificazioni alle seguenti condizioni:

a.

il collegamento serve a concedere alle persone di cui agli articoli 8 o 9 l’accesso ai sistemi d’informazione gestiti da un gestore esterno su mandato della Confederazione o a sistemi d’informazione terzi ai quali devono accedere per poter eseguire i loro compiti legali;

b.

tra la Confederazione e il gestore del sistema d’informazione beneficiario esiste un accordo che disciplina il rapporto sotto il profilo legale, organizzativo e tecnico;

c.

il collegamento è configurato in modo da permettere unicamente un accesso a sistemi d’informazione predefiniti.

² Il settore TDT della CaF disciplina in istruzioni i requisiti da soddisfare in materia di sicurezza, d’intesa con l’organo responsabile per il corrispondente sistema IAM, e periodicamente ne verifica il rispetto.

³ È altresì possibile partecipare a una rete internazionale per le identificazioni sulla base di un trattato internazionale a condizione che sia garantito il rispetto dei requi­siti in materia di sicurezza delle informazioni.

¹ Il sistema IAM verbalizza le autenticazioni e la comunicazione di dati concernenti l’identità solo per il tempo e nella misura necessari per consentire una gestione sicura e ordinata dei propri sistemi e dei sistemi a valle.

² I dati verbalizzati sono distrutti al più tardi dopo due anni. Essi non sono archiviati.

³ È fatta salva una verbalizzazione più dettagliata, una conservazione prolungata o un’archiviazione dei dati protocollati concernenti gli accessi a un determinato sistema d’informazione se lo prevede su una base legale particolare.

¹ I gestori di sistemi IAM della Confederazione possono trasmettere al servizio competente del sistema a valle i dati verbalizzati inerenti all’autenticazione e alla comunicazione di dati concernenti l’identità.

² A tal fine, tramite il responsabile per la protezione dei dati, deve essere inviata all’organo responsabile del sistema IAM una richiesta scritta in cui vengono indicati lo scopo e la base legale. La trasmissione può essere concordata in maniera analoga anche nell’accordo di gestione stipulato tra l’organo responsabile e il gestore del sistema IAM.

³ In base ai principi vigenti per l’ottenimento di servizi informatici in seno alla Confederazione la trasmissione può essere soggetta a pagamento.

Per far fronte alle esigenze del servizio competente del sistema IAM o del sistema d’informazione a valle possono essere elaborate statistiche sugli accessi. I dati personali devono essere resi anonimi.

¹ Ogni organo che secondo la presente ordinanza è responsabile di un sistema IAM, un servizio di elenchi o un altro sistema d’informazione tiene un inventario su:

a.

i propri sistemi IAM e i propri servizi di elenchi;

b.

i sistemi d’informazione da cui sono ottenuti automaticamente dati;

c.

i sistemi d’informazione i cui dati sono messi a disposizione automatica­mente;

d.

tutti i sistemi IAM con cui è collegato il proprio sistema IAM.

² I documenti e i giustificativi importanti, in particolare le richieste secondo la presente ordinanza, devono essere conservati almeno finché sono validi.

Il settore TDT della CaF emana le istruzioni amministrative e tecniche per realizzare e gestire i sistemi IAM della Confederazione.

L’ordinanza del 6 dicembre 2013²² sui servizi di elenchi della Confederazione è abrogata.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2017.